Sebutkan minimal lima bagian atau struktur surat dan jelaskan fungsi dari bagian bagian tersebut

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia alias KBBI, surat dinas bisa diartikan sebagai surat yang dikirim oleh suatu kantor atau pemerintahan. Sifatnya bebas biaya.

Sama seperti dokumen lainnya, seiring berkembangnya waktu surat dinas juga ikut bertransformasi. Dari awalnya hanya berbentuk lembaran kertas saja, kini sudah tersedia dalam bentuk digital. Meski begitu, surat hardfile masih digunakan sampai sekarang.

Surat dinas bisa juga disebut surat resmi. Ditulis sesuai dengan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. Selain kantor atau pemerintahan, secara umum surat dinas dapat dikeluarkan oleh suatu lembaga, pemerintahan ataupun swasta.

Melihat dari definisinya, surat dinas hanya dikeluarkan dalam kondisi atau waktu tertentu. Sebab untuk membuatnya tentu harus mendapat persetujuan dari pimpinan instansi tersebut.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang surat dinas, berikut Katadata.co.id rangkum pengertian surat dinas, struktur surat dinas, hingga contoh surat dinas yang bisa jadi referensi untuk Anda. 

Apa Itu Surat Dinas?

Surat dinas adalah sebuah surat yang dibuat dari suatu instansi baik itu pemerintah maupun swasta. Dibuat memakai bahasa formal dengan maksud untuk tujuan kedinasan antara dua instansi atau lebih.

Advertising

Advertising

Dalam bahasa Inggris, surat dinas disebut official letter. Untuk membuatnya, harus menggunakan kata-kata baku, isinya harus efektif dan jelas. Sehingga tujuan surat itu dipahami oleh penerima.

Dilihat dari ciri umumnya saja, bisa dibilang jika surat dinas dan surat pribadi sangat berbeda. Perbedaan paling dasar ialah terletak dari pengertiannya. Dalam KBBI surat pribadi adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh seseorang dengan ditujukan perorangan. Sifatnya pribadi dan tujuannya untuk kepentingan pribadi.

Untuk lebih jelasnya, berikut ciri-ciri surat dinas, seperti dikutip dari situs Kelaspintar.id.

1. Memakai kop surat

Ciri pertama dari surat dinas adalah menggunakan kop di bagian atas surat dinas. Kop surat merupakan bagian atas surat yang terdiri dari keterangan alamat suatu instansi, nama instansi, dan nomor telepon instansi. Kop surat bisa digunakan untuk memastikan apakah sebuah surat yang dikeluarkan/dikirim kepada penerimanya resmi atau tidak.

2. Menggunakan bahasa resmi atau formal

Ciri kedua dari surat dinas adalah menggunakan ragam bahasa resmi. Artinya, tidak ada penggunaan kata sehari-hari yang dianggap tidak begitu formal. Selain itu, kosa kata yang dipakai biasanya disesuaikan dengan PUEBI atau Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.

3. Isinya singkat, padat, dan jelas.

Ciri ketiga surat dinas yaitu isinya singkat, padat, dan jelas. Hal ini bertujuan untuk menghindari penggunaan kata yang terlalu boros atau bertele-tele, sehingga penyampaian isinya tidak bisa dimengerti.

4. Terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran.

Ciri keempat yaitu terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran. Biasanya setiap instansi pemerintahan atau swasta memiliki aturan bakunya sendiri terkait hal ini.

5. Menggunakan cap atau stempel resmi

Ciri dari surat dinas yang kelima adalah adanya cap atau stempel resmi yang menyertai surat. Umumnya cap ini terletak di atas tandatangan pimpinan dari suatu instansi tertentu.

Mengetahui ciri-ciri surat dinas sangat penting untuk saat ini. Sebab, di era modern sekarang banyak oknum tidak bertanggungjawab yang mengeluarkan surat dinas palsu. Oleh sebab itu, jika menerima surat dinas dari suatu instansi, Anda bisa mengidentifikasinya dengan melihat ciri-cirinya.

Struktur Surat Dinas

Sebagai surat resmi, surat dinas pastinya memiliki kaidah penulisan yang terstruktur. Jika tidak, isi dari surat dinas yang dibuat tidak akan bisa dimengerti dengan mudah. Adapun struktur surat dinas antara lain sebagai berikut:

1. Kop surat

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, kop surat merupakan bagian atas surat yang berisi tentang keterangan alamat, nomor telepon, dan nama suatu instansi.

2. Tanggal surat

Tanggal surat menunjukan informasi kapan sebuah surat dikeluarkan.

3. Nomor surat

Bagi sebuah instansi resmi, keberadaan nomor surat pada surat dinas sangatlah penting. Sebab, tujuannya untuk memudahkan semua urusan administrasi.

4. Perihal

Bagian ini biasanya menunjukan informasi tambahan pada surat dinas.

5. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen atau berkas yang memuat informasi tambahan dari surat dinas.

6. Nama dan alamat tujuan

Surat dinas yang dibuat harus mencantumkan nama penerima dan alamat yang ditujukan.

7. Salam pembuka

Mengingat sifatnya yang formal dan resmi, maka salam pembuka sangat penting keberadaanya. Sebab setelah bagian ini terdapat penyampaian isi pokok sebuah surat.

8. Isi surat

Isi surat dinas biasanya ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Agar isinya mudah dipahami.

9. Salam penutup

Salam penutup disematkan dalam surat dinas setelah isi surat.

10. Nama, stempel, dan tembusan

Bagian ini umumnya terdiri dari nama penanggung jawab orang yang mengeluarkan surat tersebut, dan biasanya diberi stempel resmi. Selain itu bisa juga ditambahkan pihak lain yang membutuhkan informasi dari surat yang dibuat.

Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar

Merangkum dari sejumlah sumber berikut contoh surat dinas:

Kop surat:

PT Maju Mundur Jaya

Jl. Kanggraksan Nomor 15, Cirebon

Telp (021) 4467984, fax (021) 4437658

email: .

Isi surat:

Surat Dinas

Nomor: 071.0/HRD/PTMMJ/XI/2021

Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Direktur Utama PT Maju Mundur Jaya, memberi penugasan dinas kepada: 

Nama : Abdul Rohman

Jabatan : Staf Pemasaran

NIP : 875931

Alamat : Jl. Siliwangi Kota Cirebon, nomor 16.

Untuk menyusun laporan berkaitan dengan kondisi keuangan kantor cabang di Kota Depok. Selanjutnya, laporan keuangan yang sudah selesai dapat diserahkan kepada direktur utama kantor pusat PT Maju Mundur Jaya.

Demikian surat dinas ini dibuat dan semoga saudara bisa menjalankan tanggung jawab dengan baik. Atas perhatian dan kerja samanya, kami sampaikan terima kasih. 

Cirebon, 9 November 2021

Direktur Utama PT Maju Mundur Jaya

Oman Nurohman

Demikian pembahasan tentang surat dinas beserta contohnya. Mengingat sifatnya resmi dan hanya dikeluarkan dalam kondisi tertentu, maka surat dinas tidak boleh dibuat secara sembarangan

Oleh Anugerah Dino 22.40

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-masing dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian surat  ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam mengidentifiakasi pihak pengirim surat.

Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku secara umum tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.

Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas

Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.

2. Pemberi Informasi

Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.

3. Alat Promosi

Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.

Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat

Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

Perihal Surat

Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

Alamat yang Dituju

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Dengan hormat,

Salam bahagia,

dan sebagainya

Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka. 

Isi Surat

Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

Kalimat Penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Jabatan Penanda tangan

Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

Singkatan (Inisial)

Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.