Apa keunggulan dan KERUGIAN akibat penggunaan PERLENGKAPAN KANTOR

SMK YP SERDANG
TANJUNG BINTANG LAMPUNG SELATAN
TAHUN AJARAN 2019/2020

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas segala rahmat, petunjuk, dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu untuk memenuhi tugas mata kuliah Kesekretarisan.

Makalah ini kami susun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang berbagai perbekalan ataupun peralatan perkantoran. Adapun materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari berbagai sumber melalui internet maupun buku

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini. Untuk itu pada kesempatan kali ini kami mengucapkan terima kasih

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang Perlengkapan Perkantoran.

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.

Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.

Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor? 2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor? 3. Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?

4. Upaya menghemat peralatan kantor

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor 2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor

3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

1.4 Manfaat

1. Mengetahui pengertian perlengkapan kantor 2. Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor 3. Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4. Mengetahui cara menghemat peralatan kantor

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Kegunaan perlengkapan kantor yaitu: 1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor 2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor 3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan

4. Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor

2.2 JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas

1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan

2.3 PERLENGKAPAN KANTOR

1. Bekal Kantorbenda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai. Misalnya:

a. Kertas b. Karbon c. Pita d. Tinta e. Lem f. Pensil Warna g. Tipex h. Double tip i. Solasi j. Spidol k. karet penghapus l. pensil m. pulpen n. Karton

o. Bufalo

2. Peralatan Kantor adalah alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas – tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :

a. Gunting (shear) b. Penjepret kawat (stapler) c. Paper clip d. Penggaris e. Cutter

f. Pelubang kertas

3. Mesin Kantor adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:

a. Mesin Tik

b. Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll

c. Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer

d. Mesin label (labeling machines)

e. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)

f. Mesin penomor (numbering machines)

g. Komputer.

4. Perabot Kantoradalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.Misalnya:

a. meja b. kursi c. lemari d. rak buku/lemari arsip e. meja computer f. hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto) g. bunga dan vas bunga h. akuarium i. lampu-lampu hias

j. jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

5. Pesawat Kantor semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi. Misalnya

a. Interkom b. Telepone c. Handphome d. Switch board e. Dictaphon f. Telek g. Faksimile h. Internet

i. Sosial Media ( Facebook, Twitter, BBM, yahoo,dll).

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:

1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan
efisien

2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar
kantor

3) Meningkatkan produktivitas kerja

4) Mempercepat proses pekerjaan

6.Alat Peraga Bantu Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

a. Fungsi alat bantu peraga 1. Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi); 2. Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam; 3. Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan; 4. Menimbulkan perhatian; 5. Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6. Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

b. Ruang lingkup alat bantu peraga
Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1) Tape recorder; 2) Video tape recorder; 3) Radio;

4) Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu: 1) Slide projector; 2) Film strip; 3) Movie film;

4) Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu: 1) Chalk board; 2) Flip chart; 3) White board; 4) Flannel graph; 5) Grapik; 6) Formulir;

7) Buku, dan lain-lain

Lihat Juga : Makalah Tentang Protista dan Jamur

2.4 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MENGGUNAKAN PERALATAN
KANTOR

Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan. 2. Menghemat tenaga dan waktu. 3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan. 4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. 5. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak. 6. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugiannya yaitu: 1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi. 2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. 3. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. 4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

2.5 Upaya menghemat peralatan kantor

Untuk menghindari pemborosan di suatu instansi, harus ditumbuhkan kesadaran dan rasa memiliki pada perlengkapan dan peralatan tersebut. Dalam membelanjakan uang untuk membeli ATK pun harus bijak. Jangan sampai membeli ATK yang sebenarnya tidak diperlukan sama sekali. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menghemat penggunaan perlengkapan kantor dan merawat peralatan-peralatan kantor

1. Beli peralatan dan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan

Untuk menghindari pemborosan disaat akan membeli peralatan dan perlengkapan kantor, yang harus kita lakukan adalah menginventarisir semua kebutuhan kegiatan administrasi kantor khususnya kebutuhan tulis menulis di kantor. Dengan menginventarisir semua kebutuhan tersebut kita bisa menghitung berapa jumlah alat tulis kantor dan suplai alat tulis kantor yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu.

Ketika akan membeli peralatan kantor harus disurvei terlebih dahulu, apakah produk yang akan dibeli memiliki daya tahan yang cukup baik. Akan lebih bijak bila anda membeli peralatan yang berharga mahal tapi tahan lama dari pada membeli produk murah, tapi berkualitas rendah dan mudah rusak dalam jangka waktu singkat.

2. Beri identitas pada perlengkapan masing-masing

Bukan berarti kita pelit sehingga tidak mau meminjamkan ATK kepada sesama teman. ATK yang dibeli kantor biasanya seragam wujudnya. Tidak jarang salah seorang teman meminjam pena sebentar saja, lalu ia lupa mengembalikannya. Karena wujud pena itu mirip, dan kebetulan teman kita itu lupa bahwa baru saja meminjam pena kepada kita menganggap bahwa itu pena miliknya. Parahnya lagi kita juga lupa telah meminjamkan pena kepada sang teman, dan keesokan hari merasa kehilangan pena itu. Karena merasa kahilangan kita pun meminta pena baru ke bagian perlengkapan ATK. Mungkin kita yang satu orang menganggap kehilangan satu pena itu biasa. Tapi tidak sedikit pula orang kehilangan pena di hari atau minggu itu seperti anda yang juga meminta pena baru ke bagian perlengkapan kantor.

Selain itu memberikan identitas pada perlengkapan memudahkan siapa saja untuk mengembalikan perlengkapan kantor tersebut kepada anda. Tidak jarang kita kehilangan pena karena terselip di salah satu berkas yang telah dibawa teman kita yang lain, atau pena kita terjatuh ke sela-sela meja/lemari yang akhirnya ditemukan tenaga cleaning service kantor ketika sedang membersihkan ruangan. Dan pena itu pun menemukan jalannya untuk pulang kepada anda.

3.Hematkan Penggunaan Kertas

Sebelum kita mengeprint pekerjaan, alangkah baiknya kita teliti tulisan kita satu persatu. Baru kita print. Jika dokumen yang kita print itu sifatnya tidak resmi dan berupa pengetahuan, atau sedang dianalisis, akan lebih baik kita mengeprint kertas timbal balik. Yang awalnya harus menggunakan 50 halaman, dapat menjadi 25 halaman. Jika ingin lebih irit lagi, anda bisa memblok seluruh tulisan anda, lalu ubah font huruf menjadi ukuran yang lebih kecil setidaknya sampai batas mata anda sanggup membacanya, lalu perkecil margin (batas kiri dan kanan) kertas cetakan anda. hal ini cukup mengurangi penggunaan kertas jika anda sedang membuat suatu konsep yang masih harus dicoret-coret sebelum tulisan yang telah sempurna anda serahkan kepada atasan anda.

Selain itu, jika anda ingin memberikan dokumen kepada salah satu rekan anda, kirimkan saja dalam bentuk file melalui e-mail, atau dicopy saja melalui flashdisk, jangan dicetak (jika teman anda tidak mempermasalahkannya). Bila perlu suatu instansi menerapkan sistem surat elektronik untuk seluruh divisi, hingga ke level atasan pun melakukannya. Atasan yang berada di luar kota tetap dapat mengontrol hasil kerja pegawai melalui gadget (misalnya smartphone) yang mereka miliki karena dokumen itu telah dikirimkan via e-mail dan dilihat atasan melalui gadgetnya itu.

4.Lakukan penghematan listrik

Salah satu cara yang dapat anda lakukan adalah dengan cara menggunakan komputer maupun printer seperlunya. Matikan saja jika anda tidak mempergunakannya dalam waktu yang cukup lama. Anda pun dapat menyetel komputer dengan mode hemat energi untuk menghemat ketika mengopperasikannya.

Cara lain yaitu jika hari cukup terang, matikan saja beberapa lampu yang menyala, buka tirai jendela agar cahaya matahari dari luar menerangi suasana di ruangan anda. dan jika hari cukup sejuk, tidak salah rasanya anda mematikan pendingin ruangan anda, lalu membuka jendela agar sirkulasi udara diruangan anda menjadi lebih segar.

5.Gunakan produk hemat energi

Banyak produk elektronik di pasaran yang telah direkomendasi hemat energi oleh Environmental Protection Agency (EPA). Biasanya produk hemat energi ini memiliki label Energy Star (* energy). Ketika anda berencana membeli beberapa peralatan elektronik kantor bukankah labih baik membeli produk seperti ini. Apabila berencana membeli bola lampu, jika ruangan yang akan diganti bola lampunya tidak terlalu gelap, beli saja bola lampu hemat energi dengan tegangan watt yang rendah.

6.Mengganti perabotan/peralatan tertentu

Penghematan dapat juga dilakukan dengan cara mengganti peralatan/perabotan kantor yang terbuat dari plastik dengan perabotan/peralatan yang berbahan baku dari kayu, rotan atau bahan-bahan lain yang alami atau bermaterial besi anti karat. Material plastik tidak akan bertahan dalam jangka waktu lama. Jika anda terlanjur membeli perabotan / peralatan yang terbuat dari plastik, gunakan saja sampai umur ekonomisnya habis, lalu di kemudian harinya ketika akan membeli produk baru anda dapat menggantinya dengan produk seperti yang penulis maksud.

7.Gunakan Laptop dan Proyektor

Penggunaan komputer desktop cukup banyak menggunakan listrik. Laptop mengkonsumsi listrik lebih sedikit dan juga ruang yang lebih lapang. Jika suatu saat ada rencana pengadaan perangkat komputer baru, mungkin lebih baik membeli laptop dari pada komputer desktop. Dengan catatan penggunaan laptop harus sesuai ketentuan dan jangan berlebihan. Bila perlu beli kipas pendingin khusus laptop agar umur ekonomis laptop itu terjaga.

Penyampaian informasi, bahan diskusi atau notulen hasil rapat akan lebih baik dilakukan dengan memanfaatkan layar dan proyektor daripada menggunakan hasil cetak (print-out). Cara demikian disamping dapat menghemat pemakaian kertas, juga menghemat pemakaian energi, karena konsumsi energi laptop jauh lebih sedikit bila dibandingkan dengan menggunakan komputer desktop. Keuntungan lain, jika terdapat koreksi atau tambahan terhadap bahan yang disampaikan bisa langsung dilakukan pada saat itu.

8. Beli perangkat pengaman tambahan

Seringkali peralatan elektronik kantor cepat rusak karena listrik tidak stabil. Selain merusak peralatan tersebut, juga berbahaya bagi keamanan kantor. Maka dari itu sebaiknya peralatan listrik kantor diamankan dengan cara menambahkan perangkat Stavolt yang berfungsi sebagai alat yang menstabilkan voltase listrik kantor anda. selain anda dapat menambahkan UPS sebagai penyimpan daya sementara yang dapat digunakan untuk semua perangkat komputer. Sehingga ketika arus listrik putus, anda dapat terus bekerja sebentar sambil menunggu listrik hidup, karena tak jarang listrik putus hanya sebentar lau hidup kembali. Jika listrik dianggap akan mati cukup lama, matikan saja komputer yang hidup lalu tunggu hingga listrik hidup kembali. Jangan sampai karena ini menyebabkan perangkat komputer rusak dan menyebabkan pengeluaran tambahan untuk mengganti atau memperbaikinya.

9. Jangan beli jika masih bisa diperbaiki

Hindari terlalu sering membeli produk-produk baru untuk peralatan kantor. Apabila kerusakan peralatan tidak terlalu parah, bukankah lebih baik diperbaiki saja. Akan tetapi jika biaya perbaikan cukup tinggi, barulah anda memikirkan rancana penggantian unit yang lebih baru.

10. Tumbuhkan rasa tanggung jawab mempergunakan peralatan kantor

Atasan harus memberikan motivasi kepada bawahan bahwa semua perlatan yang ada untuk keperluan bersama. Anggap peralatan kantor itu adalah miliki kita sendiri yang dibeli dari uang kita sendiri. Dengan pemberian motivasi seperti itu, akan menumbuhkan rasa tanggung jawab seluruh pekerja di suatu organisasi dari atasan hingga bawahan. Bukankah kita akan lebih sayang terhadap sesuatu barang yang merupakan miliki kita sendiri dibandingkan milik orang lain?

BAB III
PENUTUP

3.1 Simpulan

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan menghemat perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.

DAFTAR PUSTAKA

-Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.
-Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin
Kantor:Jakarta.
-Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
-//azzahra-official.com/makalah-upaya-menghemat-peralatan-kantor/