1. Telepon a. Pengertian Telepon “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.
b. Jenis Pesawat Telepon
Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada
pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.
1) Intercom
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya
komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut
juga dengan istilah interphone atau interTelepon. Di kantor,
intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan
organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu
instansi.
2) Pesawat Telepon
Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara
lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam
lingkungan kantor.
3) PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan
langsung tanpa melalui operator.
4) PABX (Private Automatic Branch Excharge)
Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung
tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke
luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh
saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor
telepon yang dikehendaki.
5) Switchboard (papan sambungan)
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel
yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen
lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat
satu ke tempat lain.
6) Loudspeaking Telepon (pengeras suara telepone)
Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume
suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan
alat ini adalah kita dapat:
a. meningkatkan kemampuan kerja.
b. meningkatkan efisiensi waktu.
c. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang
ada.
7) Telepon answering machine (mesin penjawab telepon)
Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan
(berita) yang masuk.
c. Jenis Hubungan Telepon
Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat
dikelompokkan menjadi 3 (tiga):
1) Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara
bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.
2) Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan
komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah
tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu
menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang
secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar
propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan
hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode
wilayah tempat yang dituju.
4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon
langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu
negara dengan orang lain atau organisasi lain. Sekarang di Indonesia telah menerapkan
sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan
interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional)
untuk hubungan internasional.
d. Peletakan Pesawat Telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang
digunakan pada suatu organisasi, yakni:
1) Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan
ditempatkan di atas meja.
2) Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan
ditempatkan pada dinding.
3) Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan
pada mobil, kapal atau pesawat.
4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone), yakni telepon
yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.
e. Cara Kerja Telepon
Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua)
jenis, yaitu:
1) Hubungan Melalui Operator
Bila melalui operator, penelepon memutar/menekan nomor
operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Berikan
nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan
sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Kalau sudah
berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral
akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan
menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.
2) Hubungan Langsung
Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon
sendiri tanpa operator, memutar kode atau nomor sambungan
langsung jarak jauh kemudian langsung
3) Hubungan Langsung dengan SMS
Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara
dengan menggunakan layanan pesan pendek, yang bisa secara
tertulis atau melalui suara (voice). Layanan telepon jenis SMS ini
banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat,
sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan
tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.
Page 2
JENIS-JENIS ALAT KOMUNIKASI KANTOR
Jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Intercom
Interkom berasal dari bahasa inggris yang berarti hubungan di dalam. Intercom (Intercommunication) merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
Kelebihan Intercom:
a. Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.
b. Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.
c. Tidak terjadi modulasi frekuensi.
Kekurangan Intercom:
a. Jangkauan intercom terbatas atau sedang.
b. Jangkauan intercom relatif pendek.
2. Telepon
Telepon (bahasa Inggris: telephone) yang berasal dari kata “tele” yang berarti jauh dan ”phone” yang artinya suara berhubungan. Sehingga telepon artinya penyampaian informasi (berupa suara) dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
Kelebihan telepon:
a. Pesan/informasi cepat tersampaikan.
b. Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara penelepon.
c. Nomor penelepon dapat di rahasiakan.
Kekurangan telepon:
a. Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya.
b. Biaya mahal.
c. Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat.
3. Telepon Genggam (Handphone)
merupakan telepon genggam yang lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana.
Kelebihan:
a. Mobilitas dan efisiensi handphone lebih besar dari telepon.
b. Dapat dibawa kemana-kemana.
Kekurangan:
a. Mudah memunculkan praktik bisnis ilegal dan penipuan.
b. Rawan tindak kejahatan.
c. Daya baterai yang relatif pendek.
4. Switch board
adalah alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdpat saklar-saklar dan istrument yang lain yang berfungsi untuk menyampaikan pesan (informasi) dari satu tempat ke tempat lain.
5. Telephone Answering Machine (Mesin Penjawab Telepon)
yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pemimpin sehingga kegiatan tetap dapat dilakukan dengan efeektif dan efisien.
Kelebihan:
a. Dapat bekerja secara otomatis tanpa operator.
b. Menghemat biaya yang seharusnya untuk menggaji tenaga kerja.
Kekurangan:
Belum mampu menampung segala kebutuhan penelepon yang mungkin tidak deprogram dalam mode menjawab.
6. Teleks
adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union (ITU).
7. Facsimile (Faksimili)
Faksmilili merupakan gabungan fungsi scanner, printer, dan telepon. Fungsinya untuk mengirim dan menerima dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.
Kelebihan:
a. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.
b. Waktu yang lebih cepat.
c. Data yang akurat.
d. Hemat tenaga dan biaya.
e. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya.
Kekurangan:
Kualitas mesin faks telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.
8. Proyektor OHP Overhead Projector (OHP)
Alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.
Kelebihan:
a. Materi yang disampaikan lebih konkrit.
b. Dapat digunakan pada cahaya yang terang karna menghasilkan cahaya yang kuat.
c. Lebih efektif karena dapat menyampaikan informasi lebih banyak dalam waktu yang singkat.
d. Dapat dilakukan berulang-ulang dan dapat disimpan ataupun diambil bila diperlukan.
Kekurangan:
a. Efektivitas penyajian pada OHP ini tergantung pada penyaji.
b. Tidak dipersiapkan untuk belajar mandiri.
c. Memerlukan perencanaan yang matang dalam pembuatan penyajannya.
9. Telegraf
Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pdaa 6 Januari 1838. Pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse.
Referensi :
Apriliani. 2014. Pesawat Kantor. (//aprilliani45.wordpress.com/2014/05/12/pesawat-kantor/, diakses 29 Maret 2015) (14.33)