1 Kegiatan-Kegiatan Administrasi Kepegawaian
Perencanaan Pegawai Secara umum proses perencanaan pegawai terbagi dalam dua tahap yaitu prakiraan kebutuhan (need forcasting) dan perencanaan program.
2 Prakiraan kebutuhan merupakan proses penentuan jumlah pegawai yang dibutuhkan dimasa yang akan datang. Prakiraan kebutuhan diturunkan dari sejumlah informasi seperti hasil tinjauan kondisi eksternal, kemampuan pegawai yang dimiliki saat ini, potensi pegawai, rancangan pekerjaan, anggaran, mutasi, promosi, serta pengurangan pegawai.
3 Dalam analisis kebutuhan pegawai, selain analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai. Analisis jabatan mengidentifikasi informasi tentang jabatan itu sendiri, syarat-syarat yang diperlukan untuk memegang jabatan tersebut dengan baik. Syarat tersebut antara lain syarat pendidikan, syarat kesehatan, syarat fisik dan syarat lainnya
4 Seleksi dan Orientasi Pengadaan ini bisa dilakukan dengan merekrut orang dalam sendiri, atau orang-orang dari luar. Cara perekrutan pun bermacam-macam, misalnya mengontak langsung orang yang dikehendaki, memasang iklan media massa, mencari calon pegawai di kampus-kampus, dan sebagainya.
5 Dalam banyak kasus, orang yang melamar lebih banyak jumlahnya dari yang kita butuhkan. Karena itu, diperlukan suatu proses seleksi untuk menentukan calon pegawai yang paling baik dan paling cocok dengan kebutuhan kita.
6 Agar seleksi dapat menghasilkan tenaga yang sesuai dengan kebutuhan maka seleksi harus didasarkan atas rencana kebutuhan pegawai, yang beberapa aspek seperti jenis jabatan yang akan diisi, persyaratan jabatan baik kemampuan atau pengalaman.
7 Pengembangan Pegawai Pengembangan pegawai meliputi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan kualitas kinerja pegawai dengan cara memperbaiki kualitas pegawai tersebut melalui kegiatan pendidikan dan latihan maupun melalui kegiatan non pendidikan pelatihan.
8 4. Pengembangan Karier Perencanaan dan pengembangan karier pegawai adalah pekerjaan yang rumit dan sensitif. Disebut rumit sebab dalam proses ini harus dipertimbangkan semua hal yang saling terkait. Misalnya saja, tahun ini perusahaan merencanakan akan mempromosikan sejumlah pegawai ke jenjang yang lebih tinggi.
9 Apa dampak promosi tersebut terhadap kemajuan organisasi ?
Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, antara lain : Apa dampak promosi tersebut terhadap kemajuan organisasi ? Siapa yang akan menggantikan posisi para pejabat yang akan dipromosikan tersebut ? Apa yang harus dilakukan terhadap pejabat lama yang posisinya diisi oleh pejabat baru ?
10 5. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja merupakan suatu cara melakukan evaluasi terhadap kinerja pegawai dengan serangkaian tolok ukur tertentu dan berkaitan dengan tugas seseorang serta dilakukan secara berkala.
11 Penilaian kinerja pegawai ditunjukkan dengan penggunaan daftar penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) di seluruh instansi pemerintah. Namun DP3 ini belum memberikan manfaat yang optimal bagi pengelolaan kepegawaian, karena anggapan bahwa penilaian kinerja belum dijadikan bahan pertimbangan seperti perencanaan karier, diklat, kompensasi, pemutusan hubungan kerja dan sebagainya.
12 6. Kompensasi Kompensasi adalah semua pendapatan pegawai yang berbentuk uang atau barang langsung/tidak langsung yang diterima pegawai sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada organisasi.
13 Beberapa jenis kompensasi yang diterima kepada pegawai antara lain gaji, tunjangan jabatan, tunjangan rumah, tunjangan kesehatan, pesangon, pensiun, sarana olahraga, asuransi, cuti, pendidikan, dan program sosial lainnya.
14 Pemilihan dan pemberian jenis kompensasi yang tepat berdampak pada peningkatan kinerja pegawai. Namun masing-masing pegawai memiliki respon yang berbeda terhadap jenis kompensasi. Sebagai misal pegawai yang membutuhkan penghasilan tambahan akan memberikan respon negatif terhadap kompensasi pujian ataupun penghargaan non material.
15 7. Motivasi Dari semua faktor kinerja pegawai tersebut, “motivasi pegawai” adalah satu dari faktor-faktor yang paling penting. Apapun yang terjadi, jika motivasi kerja pegawai buruk, maka besar kemungkinan kinerja pegawai tersebut akan buruk.
16 Sebaliknya, jika motivasi kerja baik (tinggi) maka besar kemungkinan kinerja pegawai akan baik pula (meskipun kita harus menyadari bahwa kualitas kinerja pegawai tidak hanya ditentukan oleh motivasi pegawai).
17 8. Pemutusan Hubungan Kerja
Karena satu dan lain sebab, perusahaan kadang kala terpaksa harus melakukan pemutusan kerja dengan pegawainya. Sebab-sebab ini mungkin berasal dari pegawai yang bersangkutan (meninggal, pensiun, pindah kerja dan sebagainya) atau pun dari organisasi (bangkrut, meningkatkan efisiensi, rasionalisasi atau alasan lain).
18 Apapun yang terjadi, pemutusan hubungan kerja harus diatur agar tidak ada pihak yang dirugikan, minimal kerugian tersebut dikurangi secara maksimal.
Sarjana Ekonomi – Hai sobat sarjanaekonomi.co.id dalam pembahasan kali ini akan dibahas mengenai Administrasi Kepegawaian. Ada yang tahu tentang Administrasi Kepegawaian? Mari simak dalam artikel ini penjelasannya secara lengkap.
Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan kegiatan yang juga berkaitan dengan suatu masalah penggunaan pegawai “tenaga kerja” agar dapat mencapai tujuan.
Sedangkan administrator juga memiliki tujuan agar dapat menyusun dan juga mengendalikan dari keseluruhan kegiatan supaya dapat memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan para pegawai dengan sesuai dari beban kerjanya sehingga dapat mencapai tujuan dari suatu organisasi ataupun perusahaan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian kepegawaian yaitu kegiatan untuk menggolongkan dan menetapkan serta mengatur berbagai macam dari kegiatan yang juga dianggap sangat penting yakni seperti menetapkan tugas dari seseorang, untuk menetapkan wewenang dari seseorang dan juga yang lainnya.
Dalam sebuah pola tertentu dengan sedemikian rupa sehingga para pegawai yang bekerja didalamnya akan bisa saling bekerja sama untuk bisa mempermudah di dalam mencapai suatu tujuan dari perusahaan ataupun organisasi.
Pengarahan pegawai ialah suatu teori dan keyakinan untuk dapat memotivasi para pegawai dengan secara keseluruhan akan tetapi tidak ada kesepakatan mengenai apa yang bisa dimotivasi.
Oleh karena itu, menjadi sangat sulit bagi sebuah perusahaan ataupun organisasi supaya sampai kepada kebijakan dan juga pendekatan yang dapat memuaskan para pegawainya.
Selain hal itu bagi setiap perusahaan ataupun suatu organisasi dengan skala apa saja yang bisa membuat nalisis dengan mendalam tentang apa yang bisa memotivasi dari setiap tenaga kerjanya merupakan hal yang tidak praktis.
Akan tetapi terdapat juga sebuah aturan-aturan yang praktis yang dapat diikuti untuk bisa membantu memotivasi para pegawai dan juga bisa meningkatkan kinerja dari para pegawai.
Pengertian Administrasi Kepagawaian Menurut Para Ahli
“Personal management is a planning, organizing directing and controlling of the procurement, development, competation, integration, maintenance, and separation of human resources to the and that individual, organizational, and socieatal objectives are accomlished”.
Yang berarti Manajemen Personalia adalah sebuah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendaliasn dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengitegrasian, pemeliharaan dan pemberhentian karyawan, dan dengan maksud terwujudnya tujuan suatu perusahaan individu, karyawan dan masyarakat.
Personal management is the as provision of leadershif and direction of people in their working or amployment ralationshif. Atau Manajemen personalia adalah sebagai penyediaan kepemimpinan dan pengarahan para karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja mereka.
Pesonal Administration is an implementation of human resources (man power) by and withim and enterprise. Atau Administrasi kepegawaian adalah sebuah penempatan orang-orang kedalam suatu perusahaan.
- Paul Pigors dan Charles A. Myerse
Administrasi Kepegawaian adalah suatu seni mencari, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan suatu organisasi dan efesiensi kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.
Administrasi Kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari cara bagaimana memberikan fasilitas untuk dapat mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya tujuan.
Administrasi Kepegawaian adalah suatu proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pimpinan agar tercapainya tujuan suatu organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para anggotanya.
Administrasi Kepegawaian adalah suatu seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu dapat diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum.
Administrasi Kepegawaian adalah keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari suatu organisasi.
Perumusan Administrasi Kepegawaian
Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut ini :
Ilmu yang mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
Proses penyelenggaraan politik kepegawaian “kebijakan politik kepegawaian” atau program kerja atau tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang dapat digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Untuk mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk dapat mencapai tujuan tertentu yang meliputi kegiatan seperti :
- Merumuskan tujuan dan sasaran pokok dari kebijaksanaan politik.
- Menyusun suatu organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok atau kebijaksanaan politik.
Seni memilih pegawai baru serta dapat menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu dapat diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun mutunya.
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Efisiensi, efektifitas dan produktivitas suatu organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-tingginya ialah merupakan tujuan utama administrasi.
Untuk mencapai suatu tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia “makmur, 2008:60”.
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut :
- Memperkuat suatu sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan atau rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
- Mengembangkan suatu sistem manajemen informasi kepegawaian.
- Meningkatkan suatu kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang akan dilaksanakan melalui pendidikanf dan latihan, peningkatan pendidikan formal dan meningkatkan ketrampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
- Terwujudnya penataan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.
- Peningkatan pembinaan pegawai untuk dapat meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
- Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka untuk meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik “Good Governance”.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Adapun fungsi administrasi kepegawaian secara khusus diantaranya yaitu sebagai berikut :
- Perencanaan pegawai dalam penentuan berbagai macam dari suatu kebutuhan pegawai.
- Dapat membantu suatu organisasi ataupun suatu perusahaan didalam menentukan kebutuhan perusahaan.
- Dapat membantu menentukan apa yang akan dicapai dari sumber yang telah tersedia.
Fungsi administrasi kepegawaian ini juga bisa dibagi menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut :
- Fungsi Manajerial
Yaitu suatu fungsi yang berhubungan dengan penggunaan pikiran, seperti pada perencanaan, penegosiasian, pengarahan, dan pengendalian. - Fungsi Teknis
Yaitu suatu fungsi yang berkaitan tentang suatu teknis atau berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan fisik, misalnya pada sebuah pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.
Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
Merupakan suatu proses untuk dapat menentukan segala macam kebutuhan yang diperlukan oleh pegawai dimasa depan atas dasar dari perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang telah ada.
Perencanaan pegawai ini adalah hal yang sangat penting, karena bisa membantu sebuah perusahaan atau suatu organisasi dalam memilih sumber yang diperlukan dan bisa membantu untuk dapat menentukan hal apa saja yang dapat dicapai dari sumber yang telah ada.
- Pengorganisasian Kepegawaian
Merupakan suatu penggolongan, penetapan, dan pengaturan segala macam kegiatan yang dianggap sangat penting, contohnya seperti pada menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam sebuah pola khusus yang sedemikian rupa ini sehingga tenaga kerja atau pegawai yang bekerja didalamnya bisa saling bekerja sama dan tentu saja agar bisa mempermudah suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya.
Ada banyak sekali teori dan keyakinan yang berhubungan dengan sebuah motivasi pegawai, tetapi secara keseluruhannya tidak ada kesepakatan tentang apa saja yang dapat membuat para pegawai termotivasi.
Apalagi bagi sebuah perusahaan yang membuat analisis yang mendalam tentang apa saja yang bisa membuat pegawainya termotivasi merupakan hal yang tidak praktis, akan tetapi terdapat berbagai aturan yang sangat praktis yang dapat diikuti setidaknya untuk bisa membantu memotivasi seluruh tenaga kerjanya dan tentu saja dapat meningkatkan kepuasan kerja, diantaranya seperti :
- Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan suatu kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka (tenaga kerja) mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
- Pastikan terdapat suatu hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan, dan juga pastikan bahwa setiap dari hubungan seperti itu bisa di informasikan kepada tenaga kerja.
- Perlakukan seluruh tenaga kerja dengan adil dan penilaian tentang kinerja yang harus obyektif artinya sesuai dengan fakta yang ada.
- Kembangkan berbagai macam penghargaan yang sangat berbeda-beda, sebab tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya.
- Pompalah semangat para pegawai didalam lingkungan kerja sebaik munkin dan juga kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan dapat diubah-ubah menyesuaikan orang dan lingkungannya.
- Kembangkan juga suatu sistem manjemen kinerja atau paling tidak tetapkan suatu target yang dapat dicapai tapi bisa terus berkembang.
- Dan yang terakhir perhitungkan pada faktor lingkungan dan sosial, seperti pada kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkingan kerja, interaksi sosial antar pegawai dan lain sebagainya. Intinya pada semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengawasan merupakan suatu bagian dari pengendalian yakni merupakan sebuah proses untuk mengukur tingkat keefektivitasan kerja dari tenaga kerja dalam hal memberikan suatu kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi.
Setiap bentuk dari pengawasan hal yang dibutuhkan adalah sebuah tolak ukur yang fungsinya untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam berkerja, dalam penilaian kerja, hal ini biasa dikenal dengan standar kerja.
Demikianlah pembahasan tentang √ Administrasi Kepegawaian : Pengertian, Tujuan, Fungsi & Perumusannya Lengkap. Semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi para pembaca. Terima Kasih.
Baca Juga Artikel Lainnya :