Pada umumnya pengadaan perlengkapan kantor selalu diawali dengan

1.          Pengertian pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .

Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

a.       Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan

b.      Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan

c.       Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

d.      Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

e.       Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan

f.        Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan

g.       Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

2.          Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

a.       Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang

b.      Petugas memeriksa persediaan barang digudang

c.       Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.

d.      Meminta persetujuan kepada pimpinan

e.       Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian

f.        Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.

g.       Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan  buku penerimaan barang

h.      Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

3.      Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a.       Buku induk barang inventaris

Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor  dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama              : ……………………..

Alamat            : ……………………..

b.      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat                         : ……………………..

Golongan Barang       : ……………………..

Kode Barang               : ……………………..

c.       Buku catatan barang non inventaris

adalah buku yang digunakan  mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat                                    : ……………………..

C)    Menggunakan Peralatan Kantor

1.      Stop map (folder)

Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan

surat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam

proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan

ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.                       

2.      Sneelhecter map

Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat

atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan

di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan       

alat pelubang kertas yaitu perforator.                                                          

3.          Ordner

Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah

diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map

dengan daya tampung yang lebih banyak.                              

4.      Letter Opener

Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.

5.      Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)

Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.

6.      Paper clip (jepitan kertas)

Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

7.      Staples remover (pengungkit staples)

Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.

8.      Nietjes atau staples

Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada stapler atau hecht machine.

9.      Stapler (Hect machine)

adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.

10.  Spindle file (tancapan warkat)

Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga dapat berdiri dan diletakan di atas meja.

11.  Cap tanggal (stamping date)

Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.

12.  NCR paper (No Carbon Required paper)

Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas  (tulisan) apabila terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.

13.  Perforator (pelubang kertas)

Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.

Cara menggunakan perforator:

a.       Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah dan rapikan kertas.

b.      Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.

c.       Tekan perforator sampai berlubang.

14.  Komputer

Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat  sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

a.       Hardware (perangkat keras)

§  CPU

Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.

§  Monitor

Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.

§  Keyboard (papan tuts)

Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang berfungsi untuk in put data ke CPU.

§  Mouse

Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan meilih obyek.

Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:

§  CD/DVD ROM Drive

Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang terhubung dengan komputer.

§  CD/DVD

Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.

§  USB Flash Drive

Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh,  hilang atau tercecer.

b.      Software (perangkat lunak)

Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya digunakan computer dengan system windows:

§  Microsoft word (pengolah kata)

Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah, membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi.

§  Microsoft Excel (pengolah angka)

Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.

§  Microsoft Access (pengolah data)

Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.

§  Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)

Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD Projector.

c.       Brainware

Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.

15.  Printer

Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:

a.       Dot matriks printer

Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.

b.      Ink Jet Printer

System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.

c.       Laser printer

Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat tajam.

16.  Mesin Tik Manual

Mesin tik dikenal ada 3 model yaitu:

a.       Mesin tik standar

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.

b.      Mesin tik semi standar

Mesi tik berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.

c.       Mesin tik portable

Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis karena dapat di bawa kemana-mana.

17.  Mesin Tik Elektrik

Adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.

18.  Mesin fotokopi

Adalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil ukuran dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya tetapi berwarna hitam dan putih.

19.  Mesin penghancur dokumen/kertas

Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain

Cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:

a.       Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples yang ada pada kertas

b.      Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.

c.       Masukan kertas yang akan dihancurkan.

d.      Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.

20.  Mesin stensil

Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet.

21.  Overhead Projector (OHP)

Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik

22.  LCD Projector

Alat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera, computer, laptop.

Cara pengoperasian LCD Projector:

a.       Pasang layar putih di depan LCD

b.      Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu hubungkan ujung lainnya dengan konektor VGA computer.

c.       Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya dengan sumber listrik.

d.      Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.

e.       Sesuaikan posisi fokus dan zoom.

23.  Mesin scanner

Merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan. Cara penggunaan scanner:

a.       Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.

b.      Buka aplikasi scanner yang ada di computer

c.       Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.

24.  Mesin Binding

Merupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm, tergantung pula pada besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.

25.  Mesin absensi

Merupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan dapat dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam ini, yaitu:

a.       Yang menggunakan kartu absensi

Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat itu.

b.      Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di samping atau di atas mesin)

c.       Dan yang menggunakan pengenal sidik jari

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari.

26.  Facsimile

Merupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.

Cara penggunaan facsimile:

Mengirim facsimile:

a.       Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.

b.      Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual.

c.       Setelah itu tekan tombol start.

Menerima facsimile:

a.       Angkat gagang telepon

b.      Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)

c.       Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.

30.  Multi Function Device (MFD)

Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta telepon.  Sebagian MFD bahkan berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:

a.       Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi

b.      Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.

c.       Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.

d.      Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang

e.       Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

f.       Pemakaian yang kasar

g.      Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan

h.      Kehilangan atas alat-alat kecil

i.        Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya

j.        Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator

k.      Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin

l.        Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian

m.    Penghapusan barang sebelum waktunya.