Fungsi administrasi yang bertujuan merencanakan kegiatan seperti pengumpulan data merupakan fungsi

Administrasi adalah aktivitas mengatur dan merencanakan untuk bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Itu sebabnya fungsi administrasi amat krusial dalam organisasi maupun bentuk usaha.

Baca juga : pengertian dan fungsi manajemen dalam bisnis

Fungsi administrasi dalam usaha selalu meliputi kepemimpinan, pengawasan dan bimbingan sehingga dapat membagi pekerjaan dengan lebih spesifik dan memudahkan mencapai tujuan yang ditargetkan. Berikut ini fungsi secara umum dari administrasi.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Secara umum, terdapat tujuh fungsi dari administrasi yang perlu Anda ketahui. Berikut ini telah kami rangkumkan poin-poinnya, berikut penjelasannya secara rinci.

1. Perencanaan

Perencanaan menjadi salah satu fungsi dari administrasi dimana aktivitasnya meliputi pengumpulan data, kemudian dilanjutkan dengan pengolahan data dan sampai pada menyusun rencana.

Penyusunan merupakan aktivitas menyusun serta membangun komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi, sehingga tercipta kesatuan usaha dalam mencapai tujuannya. Oleh sebab itu, penyusunan menjadi hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Tanpa hal ini, tentu suatu organisasi tidak dapat berjalan dengan baik.

3. Koordinasi

Hal ini menjadi bagian dari fungsi administrasi dan manajemen, agar segala aktivitas dapat berjalan lancar tanpa adanya kekacauan, ataupun kekosongan dengan menciptakan hubungan dan penyesuaian antar anggota. Maka semua akan saling terhubung dan bekerjasama secara terencana dalam mencapai tujuannya.

4. Laporan

Reporting atau laporan merupakan fungsi administrasi yang meliputi aktivitas penyampaian suatu perkembangan maupun hasil kegiatan dalam bentuk laporan baik secara tertulis maupun lisan pada atasan. Dimana hal tersebut bertujuan memberi proyeksi kerja dari setiap anggota organisasinya.

Perencanaan anggaran merupakan beragam kegiatan yang bertujuan untuk merencanakan juga mengelola keuangan dalam sebuah organisasi maupun usaha serta dilakukan secara berkesinambungan.

6. Penempatan

Penempatan menjadi fungsi dari administrasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi ataupun badan usaha. Hal ini meliputi kegiatan perekrutan karyawan atau tenaga kerja, pengembangan suatu produk atau usaha, juga penyediaan perlengkapan yang dibutuhkan di dalamnya.

Segala hal yang berkaitan dengan ketersediaan sumber daya organisasi maupun badan usaha menjadi bagian dari aktivitas penempatan dalam organisasi atau badan usaha tersebut.

Directing atau bisa juga disebut dengan pengarahan atau bimbingan, ialah langkah interaksi juga komunikasi yang dilakukan oleh atasan pada anggota organisasi dengan tujuan memberi saran, perintah ataupun larangan agar setiap anggota dapat memberi performa maksimal dalam menjalankan tugasnya sehingga dapat mencapai tujuannya.

Dari ketujuh fungsi dari administrasi tersebut, secara keseluruhan menjadi langkah dalam mempermudah dan memperlancar jalan mencapai tujuan. Agar supaya tidak terjadi kekurangan, kesalahan, kekacauan juga kegagalan dalam prosesnya.

Contoh-contoh Administrasi

Adapun beberapa contoh administrasi yang juga perlu anda ketahui, diantaranya yaitu :

Aktivitas pembuatan aturan dalam membentuk lembaga pemerintahan, reshuffle kabinet oleh Presiden, serta aturan terkait Pemilu juga beragam aktivitas kenegaraan lainnya yang bersifat administratif

2. Administrasi Tata Usaha atau Pendidikan

Aktivitasnya meliputi pembuatan jadwal, pengurusan surat-surat dan pengaturan kegiatan yang berkenaan dengan aktivitas belajar mengajar di sekolah.

Fungsi administrasi dalam tata usaha ini begitu penting karena mempengaruhi operasional sekolah yang tidak hanya terkait dengan guru, wali murid dan siswa saja, tetapi juga negara dan juga kelangsungan serta kualitas generasi penerus bangsa.

Hal ini meliputi aktivitas pengeluaran atau penerbitan faktur, penghitungan keluar masuknya kas dan juga laporan keuangan dalam bentuk pembukuan sesuai aturan yang diberlakukan terkait aliran dana yang ada.

4. Administrasi Penduduk

Aktivitas terkait pembuatan dokumen kependudukan seperti Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk/KTP, akta kelahiran dan berbagai dokumen kependudukan lainnya. Dimana informasi dan juga data penduduk yang ada, dikelola serta disimpan sesuai aturan yang ditetapkan oleh negara.

5. Administrasi Perkantoran

Administrasi ini berkaitan dengan absensi karyawan, pembuatan laporan serta pencatatan arus barang produksi dan keuangan, klasifikasi barang juga penghitungan stoknya, serta pengawasan juga pengaturan berbagai aktivitas terkait operasional perkantoran lainnya.

Dari sini dapat kita ketahui, bahwasanya fungsi administrasi amat krusial dan memberi pengaruh tinggi bagi setiap badan usaha ataupun organisasi. Keberadaannya menjadi kunci dalam mencapai target serta memastikan kelancaran juga ketepatan pada prosesnya. Oleh sebab itulah penting sekali keberadaan administrasi dalam setiap organisasi.

Fungsi administrasi – Administrasi adalah suatu usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Kegiatan administrasi memiliki fungsi penting dalam sebuah industri perkantoran atau pemerintahan.

Secara umum pengertian administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Yang termasuk dalam kegiatan administrasi antara lain adalah kegiatan mencatat, menyurat, pembukuan ringan, mengetik, membuat agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan di berbagai bidang.

Unsur-unsur yang terkait dengan administrasi antara lain yakni organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan hubungan masyarakat. Kegiatan administasi pun diperlukan pada berbagai bidang, mulai dari industri, ekonomi, pemerintahan, pendidikan, dan lain-lain.

Adapun tugas administrasi antara lain adalah membuat agenda perkantoran, menginput dan mengentry data, mengelola dokumen, menerima surat dan panggilan masuk, menyiapkan akomodasi kunjungan kerja, memesan persediaan alat tulis kantor, melakukan perekapan dan pengarsipan data, dan sebagainya.

Tentu kegiatan administrasi ini memiliki fungsi dan tujuan tertentu. Selain tujuan umum guna memajukan kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi, fungsi administrasi juga bisa dibagi menjadi beberapa bidang sesuai dengan manfaat yang didapatkan.

Fungsi Administrasi

Apa saja fungsi dan tujuan administrasi? Terdapat 7 fungsi administrasi secara umum, yakni planning, organizing, coordinating, reporting, budgeting, staffing, dan directing. Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi beserta penjelasan lengkapnya.

1. Planning (Perencanaan)

Salah satu fungsi administrasi yang utama adalah fungsi perencanaan atau planning. Yang dimaksud fungsi perencanaan adalah kegiatan administrasi yang meliputi pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan dalam sebuah perusahaan.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Berikutnya ada fungsi pengorganisasian atau organizing. Administrasi memerlukan pengorganisasian yang baik di berbagai bidang. Yang dimaksud pengorganisasian adalah kegiatan menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antar individu sehingga terwujud kesatuan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan atau instansi.

3. Coordinating (Pengkordinasian)

Fungsi administrasi selanjutnya adalah fungsi pengkordinasian atau coordinating. Fungsi ini dilakukan agar kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan benar sehingga tidak ada kekacauan, kerusakan, atau kekosongan aktivitas dalam sebuah kesatuan usaha. Kordinasi antar divisi dan bagian juga sangat diperlukan agar saling sinkron.

4. Reporting (Pelaporan)

Fungsi pelaporan atau reporting adalah aktivitas pemantauan dan penyampain perkembangan hasil dan progress suatu kegiatan, wujudnya dengan membuat laporan baik lisan atau tertulis. Laporan ini akan diserahkan pada pihak terkait, biasanya dengan jabatan yang lebih tinggi, guna evaluasi kinerja ke depannya.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Administrasi juga memiliki fungsi budgeting atau penyusunan anggaran. Hal ini meliputi kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan. Tujuannya agar semua anggaran keuangan bisa dimanfaatkan secara optimal dan efisien.

6. Staffing (Penempatan)

Fungsi administrasi juga meliputi fungsi penempatan atau staffing. Yang dimaksud fungsi penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja, yakni proses perekrutan, pelatihan dan pengembanga, serta pembagian tugas sesuai dengan keahlian masing-masing.

7. Directing (Pembimbingan)

Fungsi pembimbingan atau directing aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini penting dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Nah itulah referensi 7 fungsi administrasi dalam bidang perkantoran dan industri beserta penjelasan lengkapnya. Terdapat 7 fungsi administrasi secara umum meliputi fungsi perencanaan, penyusunan, pengkordinasian, pelaporan, penyusunan anggaran, penempatan, serta pembimbingan.