Dibawah ini yang bukan termasuk prosedur pengurusan surat masuk melalui sistem kartu kendali adalah

Berbagiruang.com – Berikut adalah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen yang terdiri dari 30 soal pilihan ganda. Dengan adanya soal latihan ini semoga bisa sebagai bahan pembelajaran dan latihan sebelum menghadapi ujian.

1. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis merupakan pengertian surat menurut ….
A. Djoko Purwanto * B. Suhanda Panji C. Engelbertus Martono D. John D. Millet

E. Sondang P. Siagian

2. Berikut jenis surat menurut prosedur oengurusannya adalah ….
A. Surat pribadi, surat niaga, dan surat dinas * B. Surat masuk dan surat keluar C. Surat intern dan surat ekstern D. Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman

E. Surat kilat, surat segera, dan surat biasa

3. Surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi atau surat yang dikirim oleh unit/pejabat lainnya dalam instansi yang sama disebut surat …. A. Pribadi B. Niaga

C. Intern *

D. Ekstern

E. Biasa

4. Bagian paling atas dari surat yang menunjukkan identitas suatu perusahaan disebut …. A. Nomor surat B. Perihal C. Lampiran

D. Kop surat *

E. Tembusan

5. Penulisan nomor surat yang benar adalah …. A. PB/004/III/19

B. 004/PB/II/2019 *

C. II/PB/004/2019 D. 004/II/PB/2019

E. II/004/PB/19

6. Berikut ini yang bukan termasuk perlengkapan dalam penangan surat adalah ….
A. Komputer * B. Baki surat (tray) C. Kertas dan amplop D. Kartu kendali

E. Lembar disposisi

7. Buku verbal berfungsi untuk …. A. Mencatat surat masuk

B. Mencatat surat keluar selama satu tahun *

C. Mencatat surat yang akan disimpan D. Tanda terima surat

E. Mencatat semua surat masuk dan keluar

8. Proses memilah surat menurut ketentuan pada surat masuk sistem buku agenda dilakukan pada tahap prosedur …. A. Penerimaan surat

B. Penyortiran surat *

C. Pencatatan surat D. Pengarahan surat

E. Penyampaian surat

9. Tugas pertama pengarah surat dalam menangani surat masuk menggunakan buku agenda adalah …. A. Mencatat surat B. Memberikan langsung ke unit pengolah C. Menyertakan surat lembar disposisi

D. Meneliti kebenaran surat *

E. Memberikan ke arsiparis setelah mencatat surat

10. Dalam prosedur penanganan surat masuk sistem kartu kendali, setelah pengarah surat sudah selesai melaksanakan tugasnya maka surat diberikan kepada …. A. Penerima surat

B. Pencatat surat *

C. Unit pengolah surat D. Unit kearsipan

E. Pimpinan

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Manajemen

11. Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah …. A. Alat pengendali surat masuk dan surat keluar

B. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses *

C. Alat pelacak surat D. Pengganti buku agenda dan ekspedisi

E. Membutuhkan banyak personel

12. Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setelah surat dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga, surat beserta kartu kendali 2 dan 3 diserahkan kepada ….
A. Pengarah surat * B. Penata arsip C. Unit pengolah D. Sekretaris

E. Pimpinan

13. Penanganan surat keluar pada sistem buku agenda, setelah konsep surat mendapat persetujuan, langkah selanjutnya adalah …. A. Pengetikan konsep B. Pemeriksaan konsep

C. Dicatat ke dalam buku agenda *

D. Penandatanganan surat

E. Menandatangani surat

14. Pihak yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah …. A. Konseptor B. Juru ketik C. Sekretaris

D. Pimpinan *

E. Agendaris

15. Tahap selanjutnya adalah surat keluar diketik dengan rapi adalah …. A. Mmeberikan cap dinas/stempel pada surat B. Pejabat yang berwenang menandatangani surat C. Agendaris memberikan paraf dengan pensil D. Melipat surat dengan rapi

E. Memeriksa pengetikannya *

16. Konsep surat pada surat keluar sistem kartu kendali dibuat oleh ….
A. Unit pengolah * B. Juru ketik C. Pencatat surat D. Pengarah surat

E. Penata arsip

17. Tanda persetujuan pimpinan terhadap konsep surat yang akan diketik adalah …. A. File

B. Acc *

C. Dep D. U.p

E. Catatan

18. Pada penyimpanan surat keluar sistem kartu kendali, lenbar ke-2 surat dijadikan sebagai …. A. Lampiran B. Surat kendali

C. Arsip *

D. Surat untuk pimpinan

E. Tembusan

19. Tahap terakhir prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali adalah …. A. Pengiriman surat B. Pendatanganan surat C. Penyampaian surat kepada unit pengolah D. Pengarah surat

E. Penataan surat *

20. Berikut ini yang bukan manfaat penanganan surat masuk dan keluar adalah …. A. Distribusi surat tepat sasaran B. Tercatat dengan baik C. Meningkatkan kinerja perusahaan D. Mudah menemukan surat jika dibutuhkan

E. Semua orang dapat mengetahui isi surat *

BACA JUGA : Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Bentuk dan Struktur Organisasi

21. Surat yang diterima dari organisasi atau perusahaan lain, baik perorangan maupun instansi lain disebut …. A. Surat niaga B. Surat dinas

C. Surat masuk *

D. Surat keluar

E. Surat ekstern

22. Surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain, baik surat dari pimpinan instansi maupun pejabat lainnya adalah …. A. Surat niaga B. Surat dinas C. Surat masuk D. Surat keluar

E. Surat ekstern *

23. Surat yang harus dikirimkan paling lambar 2 x 24 jam adalah …. A. Surat biasa B. Surat kilat C. Surat rahasia

D. Surat segera *

E. Surat sangat rahasia

24. Surat yang biasa diberi kode SR adalah …. A. Surat biasa B. Surat kilat C. Surat rahasia D. Surat segera

E. Surat sangat rahasia *

25. Bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk bahwa terdapat dokumen yang disertakan bersama surat adalah …. A. Isi surat

B. Lampiran *

C. Kop surat D. Perihal

E. Alamat dalam

26. Tanda dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani pimpinan disebut ….
A. Taklik * B. Cap agenda C. Blangko konsep D. Buku arsip/klaper

E. Disposisi

27. Blangko/formulir yang digunakan khusus untuk membuat surat adalah …. A. Taklik B. Cap agenda

C. Blangko konsep *

D. Buku arsip/klaper

E. Disposisi

28. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah dalam buku sendiri-sendiri disebut …. A. Buku agenda tunggal

B. Buku agenda kembar *

C. Buku agenda akuntansi D. Buku agenda berpasangan

E. Buku agenda verbal

29. Setelah pemeriksaan pengetikan langkah selanjutnya adalah ….
A. Penandatangan surat * B. Pemberian cap dinas C. Melipat surat D. Penyampulan surat

E. Penyimpanan surat

30. Dibawah ini yang bukan tugas dari pencatat surat yaitu …. A. Menerima surat B. Mencatat surat

C. Mengirim surat *

D. Menentukan kode surat

E. Memberikan stempel/cap

Itu lah Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Administrasi Umum XI Tentang Penanganan Surat atau Dokumen semoga bermanfaat dan bisa menjadi bahan latihan untuk mengasah materi lebih dalam. Semoga bermanfaat.

Oleh Anugerah Dino 22.59

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali - Lebih efisien dibanding buku agenda - Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) - Menghilangkan pencatatan berulang - Mudah melacak lokasi surat yang diproses - Memudahkan penyusunan arsip - Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya.  Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih. Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi Tanggal      : Diisi tanggal terima surat No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar Perihal        : Diisi hal surat Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat Lampiran     : Lampiran surat Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar Tanggal surat: Diisi tanggal surat No surat       : Diisi nomor surat Pengolah      : Diisi unit pengolah Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Lihat Bagan Penanganan Surat Masuk Penting

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.

sumber pustaka

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: ErlanggaEndang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan MAK. Jakarta: ErlanggaLasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia

Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP