Dalam sistem PENYIMPANAN ini istilah yang digunakan sebaiknya baku dan resmi mengapa demikian

Mengelola sistem kearsipan di tempat kerja, arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan (filing system) melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem kearsipan (filing system) yang digunakan.

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

1.  Sistem tanggal (Chronological Filing System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu perusahaan atau organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.

2.  Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad dengan urutan A sampai dengan Z. Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Sistem abjad ini merupakan sistem yang tertua, langsung dan yang paling digunakan. Sistem abjad ini disebut juga sistem langsung (Direct Filing System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

3.  Sistem wilayah (Geographic Filing System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang diberbagai daerah. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis/wilayah. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.

4.  Sistem nomor (Numeric Filing System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah lazim digunakan yaitu :

• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut), sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
• Penyimpanan arsp berdasarkan nomor terminal digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomoe 0000 (4 digit), sehingga arsip bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

5.  Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Subject Filing System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

Tujuan adanya penataan sistem penyimpanan arsip yaitu :

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
• Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
• Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
• Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

Oleh Anugerah Dino 14.09

Dalam penyimpanan kearsipan ada beberapa sistem penyimpanan yang sering kita dengar, diantaranya Sistem Abjad, Sistem Subjek, Sistem Nomor, Sistem Tanggal, dan Sistem Wilayah. Setiap sistemnya memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya. Apakah menggunakan tanggal, nomor, nama perusahaan, wilayah surat ataupun perihal di dalam surat itu sendiri.

Pada saat seorang pegawai kantor hendak memilih sistem penyimpanan yang sesuai, ada beberapa panduan tentang pemilihan sistem arsip. Salah satu sistem penyimpanan yang akan kita bahas kali ini adalah sistem Subjek.

Pengertian Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

arsip sistem subjek, Ilustrasi

Kelebihan sistem subjek

1. mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
2. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan sistem subjek

1. sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
2. kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

• Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
• Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
• Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula. 

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

• Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
• Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
• Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

berikut contohnya.

Masalah Utama	Masalah	Sub Masalah
Kp  : Kepegawaian	Cuti	a. Cuti Melahirkan b. Cuti Sakit c. Cuti Tahunan
	Mutasi	a. Kenaikan golongan b. Masa kerja c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas e. Jabatan

filing cabinet sistem subjek

guide sistem subjek

hanging map dalam sistem subjek

untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja. Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.

1. Filing cabinet;  jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama

2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks
Penjelasan peralatan arsip tersebut dapat dilihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

a. memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut. Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

b. mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

c. mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

d. menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

e. menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan. contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit. Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu. Perhatikan contoh kartu indeks berikut.

kartu indeks

 Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. lihat kode penyimpanan kartu indeks
3. berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya.

Demikianlah proses penyimpanan dan penemuan kembali sebuah arsip menggunakan sistem subjek.

Baca juga Pengertian Arsip dan Kearsipan

------------------------------ daftar pustaka

Sistem kearsipan, Armico, Dewi Anggrawati

Sistem kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk.