Cara menjemput tamu dihotel pemanduan wiasta

Tahap Persiapan.

1. Mempersiapkan Customer Arrival Information ( data wisatawan ) dari Travel dan melengkapinya jika ada kekurangan.

Customer arrival information umumnya berisi :

• Tempat kedatangan : Airport ( Terminal A,…,E,F ), Stasiun Kereta, Pelabuhan
• Waktu Kedatangan : Hari, Tanggal, Jam kedatangan
• Nama Airline/Transport : GA 971, MH 711, SQ 160, Bima, Agro Bromo, dll.

1. Mempersiapkan passenger list ( dari Travel ) yang dapat digunakan sebagai tempat mencatat : jumlah peserta, yang tidak datang, perubahan – perubahan dan lainnya.

Passenger list umumnya berisi :

• Nama Group / Tour Leader.
• Daftar nama peserta tour.
• Daftar kamar / room list.
• Jenis service ( Full Board, American Breakfast, dll )
• Jenis meals ( Moslem, Khoser, dll )

1. Mempersiapkan tehnik Identifikasi, sehingga customer dapat menemukan/mengenali Pramuwisatanya di tempat pertemuan.

Tehnik Identifikasi yang umum adalah :

• Name Plate : plat kertas/karton yang ditulisi nama tamu/tour leader/tour group yang akan ditunjukkan di pintu keluar.
• Name Tag/Uniform/Badge/Sign dll yang akan digunakan si Pramuwisata hingga dapat dikenali oleh customer.

Sebelumnya telah dibuat perjanjian tempat bertemu melalui Travel negara asal. Tempat bertemu  (Information centre, Restaurant atau fasilitas lainnya yang ada di terminal kedatangan).

• Handphone ( nomor ) si pramuwisata diberikan ke client/TL.

1. Reconfirmation

Bersama Staf Travel melaksanakan reconfirmation kepada supplier yang dirasa perlu (Airline/Hotel/Bus/Baggage Transportation).Mencatat nomor telephone perusahaan bus, nomor telephone Baggage transportation, nomor kendaraannya, nama drivernya, tempat dan cara bertemu di terminal kedatangan.

1. Mempersiapkan Operation Cost/Biaya Operasi/Petty Cash dari Travel agent/tour operator/BPW.
2. Mempersiapkan Itinerary dan informasi atas dokumen yang akan diterima dari wisatawan/tour leader (voucher dan lainnya).

Tahap Pelaksanaan.

• Di airport (Airport Handling)

1. Check customer arrival information di Board / di Information centre.

Perhatikan ETS (Estimate Time Shedule), ETA (Estimate Time Arrival), Pintu Keluar (Gate 1/2/3), sudah mendarat atau belum.

1. Jika ada perubahan yang mendasar (keterlambatan atau lainnya) segera menghubungi travel, driver, hotel, atau supplier lain yang perlu diberitahu.
2. Menunggu dipintu keluar imigrasi internasional dengan membawa Name Plate berisi nama Wisatawan/Group dan melaksanakan Paging ( Mengangkat dan menunjukkannya kepada orang-orang yang sedang keluar ).(WAITING IN FRONT OF ARRIVAL HALL)
3. Setelah bertemu membawa wisatawan ke tempat yang cukup tenang di halaman airport untuk greeting dan menunggu Bus, check itinerary, voucher apakah sesuai dengan yang dipersiapkan. (CHECK THE DOCUMENT)
4. Jika ada masalah imigrasi, lost baggage, dll, turut membantu Tour Leader (TL). (Lost Baggage Problem)

Jika ada lost baggage, segera hubungi bagian Lost and Found, Terima bukti pengaduannya dan monitor terus dihari-hari selanjutnya.

1. Memanggil Bus dan Baggage Transportation melalui information desk ( jika driver ikut menunggu tidak diperlukan ).
2. Bersama TL mengecek Baggage dan menghitung jumlahnya sebelum dimasukkan kedalam baggage transportation ( paraf TL jika diperlukan ). (HANDLING THE BAGGAGE)

Ada dua macam prosedur pengecekan/penghitungan yang umum :

• Seluruh Baggage ditaruh dilantai dekat baggage transportation lalu dicheck oleh wisatawan, setelah dihitung dimasukkan kedalam baggage transportation.
• Troley didekatkan satu persatu ke baggage transportation, lalu dimasukkan ke baggage transportation sambil dihitung.
• Memastikan keamanan dan tujuan keberangkatan baggage transportation ( Pintu dikunci, Hotel tujuan diberitahukan ke drivernya, Staf penjaga turut dikendaraan, prosedur di hotel diberitahukan yaitu menunggu pengecekkan di lobby hotel ).
• Mengarahkan dan membantu naiknya wisatawan ke bus/kendaraan.
• Memberikan standard service perusahaan ( Minuman, brosur, dll ).

Di perjalanan. 

Formal Welcome Introduction

Memberikan salam pembukaan yang memberikan kesan baik pada Pramuwisatanya, Perusahaannya, Indonesia umumnya dan daerah tempat kedatangan wisatawan.Guide berdiri menghadap wisatawan, perhatian merata keseluruh wisatawan.

1. Memberikan penjelasan dan informasi untuk subjek-subjek berikut :
2. Penjelasan tentang prosedur transfer in dan tour yang akan dilaksanakan selanjutnya
3. Informasi tentang Indonesia secara umum
4. Informasi tentang Jakarta dan daya tariknya
5. Informasi tentang Keadaan Hotel, fasilitasnya dan daerah sekitarnya
6. Informasi umum yang berisikan

• Penjelasan tentang waktu lokal, jam  dan perbedaan waktu dengan negara asal
• Penjelasan tentang Kurs Tukar Rupiah dan tempat penukaran uang
• Penjelasan tentang Tip di Indonesia
• Penjelasan-penjelasan lainnya seperti mata uang, menawar barang, hati-hati ditempat ramai, transport, ATM, pembayaran credit card,postal service, dll.

• Di Hotel.

1. Customer dijelaskan prosedur check in untuk menghindari kesimpang siuran dan untuk mengurangi waktu yang diperlukan dalam melaksanakan check in.
2. Customer dibantu dengan ramah dan efisien untuk melaksanakan check in.
3. Pramuwisata bekerja sama dengan staf-staf hotel/akomodasi agar kesulitan-kesulitan (bahasa, prosedur, dan lainnya) dapat teratasi. Terutama saat di front office desk. Termasuk mencatat perubahan kamar, memberikan kunci, menyiapkan morning call, breakfast, dll.

Tahap Laporan :   Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan.

 Pelaporan

Setelah semua rangkaian kegiatan tur dilaksanakan maka pramuwisata harus melaporkan seluruh kegiatannya kepada perusahaan perjalanan yang memberinya tugas pemanduan. Laporan ini akan bermanfaat baik bagi pramuwisata sendiri maupun bagi perusahaan perjalanan yang mempekerjakannya. Bagi pramuwisata laporan dapat dipakai sebagai dasar untuk menuntut hak atas pekerjaan yang telah dilakukan serta alat evaluasi bagi pelaksanaan tugas berikutnya. Sedangkan bagi perusahaan, laporan ini bermanfaat sebagai alat kontrol penyelenggaraan wisata serta untuk mengindikasi hal-hal penting sebagai masukan untuk penyelenggaraan tur yang lebih baik di masa yang akan datang.

Ada dua hal yang perlu dilaporkan oleh pramuwisata yaitu:

1. Laporan Kegiatan:

Menguraikan secara kronologi kegiatan yang dilakukan selama tur, masalah yang dihadapi dan penyelesaia serta kesimpulan secara umum atas penyelenggaraan tur.

1. Laporan Keuangan:

Berisi seluruh pengeluaran selama tur secara terperinci baik jenis maupun jumlahnya serta kekurangan atau kelebihan atas uang yang dibawa.

Istilah dalam Transfer in & Transfer out

1. Departure : jadwal keberangkatan
2. Pick up time : waktu penjemputan wisatawan
3. Porter : petugas yang menawarkan jasa mengangkat barang
4. Porter fee : biaya untuk jasa porter
5. Take off : posisi pesawat ketika pesawat terbang ke angkasa hingga tidak menyentuh daratan
6. Transit : berhenti sebentar di suatu kota untuk pindah ke penerbangan lain
7. Sign board : papan nama untuk penjemputan tamu
8. Baggage : barang bawaan yang masuk dalam bagasi pesawat
9. Schedule jadwal penerbangan
10. Rooming list : kartu yang di dapatkan setelah check in

Daftar Pustaka

//upwsmk4jogja.wordpress.com/materi-produktif/kepramuwisataan/transfer-in-out/

//catatanardila.blogspot.com/2017/09/v-behaviorurldefaultvmlo_20.html Bottom of Form

Addtional Information:

Please, Subscribe my Youtube Channel – Chie Journey

//www.youtube.com/channel/UCzvN1brc5u5ENaXsmkukAKw/featured