Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Ilham Saputra (you can also view the original English article)
Jika Anda memiliki bisnis, Anda sudah tahu betapa pentingnya email Microsoft Outlook Anda. Mereka adalah cara Anda berkomunikasi dengan klien dan mungkin juga cara Anda mendapatkan pesanan. Anda ingin memastikan dan mencadangkan informasi di akun MS Outlook Anda sehingga Anda tidak kehilangan informasi bisnis penting apa pun. Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook untuk kebutuhan pribadi Anda, seperti untuk berkomunikasi dengan teman dan anggota keluarga atau untuk sekolah, email itu juga penting.
Banyak pengguna email, bahkan profesional bisnis, tidak memikirkan berapa banyak informasi yang sebenarnya mereka simpan di sistem email mereka. Mereka tidak memikirkan tentang cara menyimpan surel Outlook sampai terlambat dan mereka sudah kehilangan beberapa informasi.
Tidak harus seperti itu untukmu. Jika Anda perlu belajar cara mem-backup email Outlook, tutorial ini untuk Anda. Anda akan belajar berbagai metode cadangan Outlook mulai dari cara mengekspor email dari Outlook ke cara menyimpan email dalam format Outlook PST dan banyak lagi. Kami juga akan membahas cara membuat cadangan data MS Outlook lainnya seperti informasi kontak dan banyak lagi. Akhirnya, Anda akan belajar tentang beberapa add-in MS Outlook yang dapat membantu Anda mem-backup email Outlook.
Panduan untuk Inbox Zero Mastery (Unduh eBuku Gratis)
Sebelum melangkah lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk mengambil e-book Gratis kami: Panduan Utama untuk Penguasaan Names Inbox. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat-kiat untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.
1. Mengapa Anda Membutuhkan Backup Outlook
Anda mungkin tidak berpikir tentang mencadangkan pesan email MS Outlook Anda, tetapi Anda harus. Bagaimana jika Anda kehilangan akses ke akun email Anda? Semua informasi email yang tersimpan di akun Anda akan hilang. Jika Anda menggunakan akun email Outlook untuk bisnis, Anda tidak ingin itu terjadi
Paling umum, orang kehilangan akses ke akun email mereka ketika mereka lupa kata sandinya. Tentu saja, biasanya ada langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mendapatkan kembali akses ke email Anda, tetapi itu bisa menghabiskan waktu.
Alasan lain orang kehilangan akses ke akun email mereka adalah karena akun mereka diretas. Jika akun email Outlook Anda diretas, mungkin sulit bagi Anda untuk mendapatkan akses lagi. Jika ini terjadi dan Anda memiliki file cadangan Outlook saat ini, setidaknya Anda akan memiliki data email yang telah dicadangkan.
Jangan lupa untuk mencadangkan email terpenting Anda secara terpisah. Beberapa email berisi informasi yang penting bagi bisnis Anda: kontrak, proposal, atau bahkan faktur. Anda akan ingin mengambil tindakan ekstra untuk memastikan bahwa Anda telah mendapat cadangan tambahan dari email apa pun dengan dokumen atau diskusi bisnis penting. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukannya dalam langkah-langkah selanjutnya.
2. Cara Membuat Back Up Outlook Email dengan Cepat (Video)
Pelajari cara membuat cadangan Email Outlook dengan cepat menggunakan File PST dalam video singkat ini:
3. Cara Membuat Back Up Outlook Email: Enam Metode
Setelah Anda mengetahui pentingnya mencadangkan informasi email Outlook Anda, sekarang saatnya untuk mulai mempelajari cara melakukannya. Di bagian ini, saya akan menunjukkan kepada Anda enam metode untuk mencadangkan email Microsoft Outlook Anda:
Metode 1. Cara Mengekspor Email dari Outlook ke format PST
Cara pertama mem-backup email MS Outlook Anda adalah dengan mengekspor pesan email ke format Outlook PST. Sebelum kita mempelajari cara mengekspor informasi Outlook ke format ini, Anda mungkin bertanya-tanya: apa itu format file PST Outlook dan bagaimana itu berbeda dari format file OST Outlook?
File dengan ekstensi .pst (file format PST) adalah file informasi yang digunakan oleh Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange. Contoh dari jenis data email Outlook yang dapat Anda simpan ke file format PST meliputi:
- Folder email
- Informasi kontak
- Informasi alamat
- Informasi kalender Outlook
Anda dapat mengakses file Outlook PST dari komputer atau server tempat file disimpan. Anda juga dapat
menyalin file format PST ke lokasi lain.
File PST berbeda dari file ekstensi .ost (file OST). Format file OST Outlook memungkinkan Anda untuk bekerja offline dengan salinan file yang disimpan di akun Microsoft Exchange Anda. File ini disinkronkan ketika Anda kembali online.
Langkah 1. Akses Wizard Impor dan Ekspor
Sekarang mari pelajari cara membuat file PST Outlook
cadangan secara manual. Mulai di kotak masuk Outlook Anda, dan klik tab File. Layar Informasi Akun muncul:
Klik opsi Open & Export:
Selanjutnya, klik tombol Import/Export. Sistem kembali ke kotak
masuk Anda dan menampilkan Import and Export Wizard:
Langkah. 2. Gunakan Wizard untuk Mengekspor Email Dari Outlook ke Format File PST
Pilih opsi Export to file, lalu klik tombol Next> di bagian bawah wizard. Wizard meminta Anda untuk memilih jenis file:
Pilih opsi Outlook Data File (.pst). Klik tombol Next>.
Selanjutnya, Anda diminta untuk memilih folder Outlook yang ingin Anda ekspor datanya dari:
Gunakan scrollbar untuk bergerak ke atas dan ke bawah untuk melihat semua folder Outlook Anda saat ini. Saat Anda memilih folder, klik tombol Next>.
Catatan: Anda juga dapat memilih untuk membuat cadangan kontak Outlook, informasi kalender, catatan, dan tugas dari prompt ini.
Langkah 3. Pilih Path Dimana Anda Ingin Menyimpan PST Backup
Anda
Pada prompt berikutnya, telusuri untuk menemukan jalur untuk mengekspor file data Outlook ke. Atau, Anda dapat menyimpan file di jalur default. Jika Anda menyimpan file di jalur default, Anda harus menentukan apakah Anda ingin memperbolehkan item duplikat. Anda juga dapat mengubah nama file pada prompt ini, yang merupakan ide yang baik, karena default nama file adalah: backup.pst. Ingat nama file dan lokasi file PST Outlook yang Anda pilih sehingga Anda dapat menemukan file PST Outlook Anda nanti.
Ketika Anda telah membuat pilihan Anda, klik tombol Finish di bagian bawah perintah. Anda diminta untuk membuat kata sandi. Ini adalah langkah opsional, tetapi ini bisa menjadi penting jika data yang Anda backup sensitif dan perlu dilindungi.
Setelah mengekspor folder yang Anda pilih ke file PST, Anda dapat memeriksa untuk melihat
apakah file ada di sana dengan membuka folder di File Explorer.
Langkah 4. Cari file PST Outlook dan Salin atau Pindahkan ke Lokasi Baru
Setelah Anda membuat file email cadangan, Anda dapat membuka File Explorer dan menemukan file cadangan Outlook yang baru saja Anda buat. Anda akan mengenalinya karena Type file akan menjadi Outlook Data File:
- Untuk memindahkan file, cukup klik dan seret ke folder di mana Anda menginginkannya.
- Untuk menyalin file, klik pada file yang ingin Anda salin dan tekan CTRL + C. Buka folder di mana Anda ingin file tersebut menjadi dan tekan CTRL + V.
Dalam hal ini, mari pindahkan beberapa file ke folder baru yang baru saya buat bernama Testing. Setelah Anda memindahkan file ke lokasi file PST Outlook baru, buka File Explorer untuk melihat file cadangan Outlook Anda:
Langkah. 6. Akses File Email Cadangan Anda Dari Outlook
Sangat bagus untuk dapat membuat file cadangan, tetapi mereka tidak akan benar-benar membantu Anda sampai Anda dapat membukanya lagi di
akun email Anda. Untuk latihan ini, saya telah membuat file email cadangan yang disebut XYZProject.pst menggunakan akun email Outlook saya yang lain. Saya akan membuka file itu dari akun email Outlook kantor saya.
Untuk mengakses file cadangan Outlook Anda, mulailah dari layar Informasi Akun Outlook. Klik Open & Export > Open Outlook Data File.
File Explorer terbuka ke lokasi default. Jika Anda telah menyimpan file cadangan prospek di tempat lain, Anda harus menavigasi ke lokasi tempat file PST cadangan Anda disimpan. Untuk contoh ini, saya perlu menavigasi ke folder Testing yang saya buat sebelumnya:
Klik pada file, lalu klik Open. Sistem kembali ke kotak masuk Anda.
Di panel navigasi di sebelah kiri, Anda akan melihat kategori baru di bagian bawah panel, di bawah arsip: Data Outlook. Kategori ini berisi informasi dari folder cadangan yang baru saja Anda
buka. Untuk membuka file dan mengakses data Anda, klik panah di sebelah kiri. Karena folder yang saya arsipkan adalah subfolder dari folder Inbox saya ketika saya mengarsipkannya, struktur itu dipertahankan. Saya juga harus mengklik tanda panah di sebelah kiri kata Inbox.
Anda sekarang dapat membuka folder untuk melihat email di dalamnya. Anda juga dapat drag-and-drop pesan ke folder email lain.
Metode 2. Cara Menjatuhkan dan Menyeret Email ke Folder File Explorer
Cara cepat dan mudah untuk mencadangkan satu pesan email adalah dengan menyeretnya dari kotak masuk Outlook Anda ke folder
File Explorer.
Mulai dengan membuka folder Outlook Anda yang berisi pesan yang ingin Anda buat cadangannya. Kemudian buka File Explorer ke folder tempat Anda ingin menyimpan pesan email cadangan:
Klik pada pesan email dan seret ke File Explorer untuk membuat salinan cadangan email:
Seperti yang Anda lihat, email yang kami salin ke dalam File Explorer sekarang ada di folder saya sebagai Item Outlook (bukan File PST). Jika Anda mengklik dua kali item dari dalam File Explorer, pesan akan terbuka di Outlook.
Metode 3. Cara Menyimpan Email Outlook sebagai File HTML atau TXT
Metode lain untuk membuat cadangan pesan Outlook adalah menyimpan email sebagai file HTML atau TXT. File ini kemudian dapat disimpan di cloud. Anda bahkan dapat
melampirkan file ke pesan email, jika Anda mau.
Mulai dengan membuka kotak masuk Outlook Anda, klik pada pesan email yang ingin Anda buat untuk membukanya. Dalam contoh di bawah ini, saya mencadangkan email tentang faktur:
Catatan: Lampiran faktur tidak akan dicadangkan menggunakan metode ini. Untuk mencadangkan lampiran, unduh, buat salinan, dan ganti nama
salinan.
Klik File tab di bagian atas layar. Menampilkan layar berikut:
Di sebelah kiri, klik opsi Save As. File Explorer muncul. Pilih jalur tempat Anda ingin menyimpan pesan email cadangan Anda. Di bagian bawah layar, klik panah di sebelah kanan Save as type. Anda akan
melihat menu tarik-turun berikut dengan opsi jenis file:
Pilih jenis file yang ingin Anda simpan emailnya.
Metode 4. Cara Meneruskan Email ke Akun Email Lain
Jika Anda memiliki akun email lain, cara cepat dan mudah untuk membuat salinan cadangan email adalah meneruskannya ke alamat email Anda yang lain. Satu keuntungan dari metode ini adalah bahwa lampiran juga akan
diteruskan.
Mulai dengan membuka email Outlook yang ingin Anda buat cadangannya.
Klik ikon Forward di Ribbon.
Ketikkan satu atau beberapa alamat email tempat Anda ingin mengirim salinan email cadangan.
Metode 5. Backup Email Outlook berdasarkan Screen Capture
Jika Anda memiliki perangkat lunak tangkapan layar yang dimuat di komputer Anda, Anda dapat mengambil tangkapan layar sebagai cadangan untuk menunjukkan bahwa Anda menerima email tertentu (dan apa kata email itu).
Metode back up email ini dapat sangat membantu ketika berhadapan dengan dukungan teknis jika
Anda ingin mereferensikan email yang Anda terima dari mereka.
Metode 6. Gunakan Add-In Backup Email
Kami telah memberi Anda banyak metode cadangan email Outlook. Namun, ada juga banyak alat perangkat lunak yang dapat membantu Anda dengan cadangan email Outlook. Berikut uraian tentang beberapa di antaranya:
- Add-in Dropbox. Jika Anda memasang add-in Dropbox, Anda dapat membagikan lampiran sebagai tautan Dropbox. Anda juga dapat menyimpan atau mencadangkan lampiran email yang masuk ke Dropbox. Karena Dropbox adalah penyimpanan cloud yang aman, informasi Anda akan aman bahkan jika sesuatu terjadi pada komputer Anda.
- Evernote Add-in. Add-in Evernote memungkinkan Anda memotong semua untaian email Outlook (termasuk lampiran). Ini berarti Anda dapat mengakses email-email tersebut di perangkat mana pun di mana Anda dapat mengakses Evernote. Anda juga dapat menggunakan Evernote untuk mengatur email Anda yang tersimpan.
- Microsoft OneNote. Notebook dan sistem file Microsoft, OneNote, juga dapat membantu Anda mengelola pesan Outlook Anda. Jika Anda telah mengintegrasikannya dengan Outlook, Anda dapat menyimpan email (dan lampirannya) di folder dengan file terkait apa pun.
- TechHit MessageSave. Add-in MessageSave untuk Outlook memiliki sejumlah fitur backup Outlook yang membantu termasuk kemampuan untuk memenuhi standar pemerintah untuk retensi email. Anda juga dapat menyimpan pesan email dengan dokumen terkait lainnya. Menyimpan email cadangan Outlook dalam format MSG atau PDF.
Pelajari Lebih Lanjut Tentang Cara Menggunakan Email Outlook Secara Efektif
Baik Anda seorang pemilik bisnis atau profesional bisnis, email adalah alat komunikasi yang penting. Penting untuk memastikan email Anda seprofesional mungkin. Tutorial ini dapat membantu:
Jika Anda perlu menjadi lebih baik dalam menggunakan MS Outlook, periksa sisa Tutorial Outlook
berguna kami dalam seri: Apa itu MS Outlook? (Alat Perangkat Lunak Email Pro).
Untuk mengelola kotak masuk email Anda dengan lebih baik dan menjaga email yang masuk tetap teratur, jangan lupa untuk mendaftar ke buletin Tuts Business dan ambil e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Penguasaan Inbox Nol. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan kiat-kiat untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.
Mengapa Tidak Backup Email Outlook Penting Anda Hari Ini?
Sekarang Anda telah belajar cara membuat file cadangan MS Outlook, Anda siap untuk mengatur sistem Anda untuk membuat cadangan email Outlook Anda. Anda akan dapat mengakses data Anda bahkan jika Anda kehilangan akses ke akun Outlook Anda. Jadi, apa yang menghalangi Anda melindungi informasi bisnis Outlook Anda? Mengapa tidak mengatur cadangan Outlook Anda hari ini?