Apakah Anda berencana menggunakan virtual office? atau Anda merupakan pengguna virtual office. Simak 4 hal yang harus Anda antisipasi sebelum menggunakan layanan kantor virtual. Zaman sekarang, keberadaan virtual office bukan lagi hal yang aneh di kalangan pebisnis. Terutama bagi mereka yang bergerak dan beroperasi secara online seperti startup. Selain dapat menyediakan alamat fisik, virtual office juga efektif untuk menekan biaya operasional seperti sewa gedung, listrik, telepon, air, dan pengadaan karyawan untuk kebersihan. Meskipun sama-sama menyewa, biasanya harga sewa virtual office jauh lebih murah daripada penyewaan gedung konvensional. Inilah mengapa, banyak startup yang menggunakan jasa perusahaan semacam ini. Karena biasanya sebuah perusahaan online hanya dijalankan oleh 2 hingga 4 orang saja. Jadi, apakah Anda tertarik menyewa sebuah virtual office untuk mengembangkan usaha? Jika iya, selanjutnya mari kita bahas beberapa kelemahan virtual office yang harus diketahui. Agar suatu saat nanti, kelemahan ini tidak akan menimbulkan kendala karena telah diantisipasi terlebih dahulu. Berikut ulasannya! 1. Kurangnya interaksi karyawan dengan pemilik usaha Karena setiap karyawan bekerja secara remote, pemilik perusahaan online biasanya jarang memiliki interaksi fisik dengan anak buah mereka. Interaksi yang dilakukan biasanya hanya melalui telepon, chat, atau video call. Meskipun kelihatannya efisien, tapi sedikit banyak hal ini dapat mempengaruhi kinerja dan laju perusahaan. Kurangnya interaksi sosial biasanya akan menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakcocokan. Untuk mengantisipasinya, pertemuan rutin atau gathering harus selalu dilakukan. Entah itu enam bulan atau satu tahun sekali, paling tidak setiap karyawan kenal memiliki kesempatan untuk mengenal pemimpin dan kawan sejawatnya. 2. Karyawan kurang fokus
Karena bekerja secara remote dan tidak berinteraksi langsung dengan pemimpin perusahaan, karyawan cenderung mudah kehilangan fokus saat menyelesaikan tugas mereka. Untuk menegur secara langsung pun tidak bisa, karena virtual office hanya disewa alamatnya bukan tempatnya.
Untuk mengantisipasi hal ini, evaluasi rutin harus diterapkan. Selain dapat mengendalikan kinerja karyawan, evaluasi juga dapat membuat karyawan waspada dan termotivasi untuk senantiasa fokus pada tugas mereka masing-masing.
3. Sering terhambat masalah teknis
Listrik mati atau gangguan jaringan internet merupakan masalah yang sering dihadapi setiap perusahaan. Bagi yang berkantor di gedung konvensional, kendala semacam ini tidak akan terlalu berpengaruh terhadap kinerja perusahaan berkat listrik darurat atau modem dari teman sejawat.
Tapi bagi penyewa virtual office, masalah semacam ini bisa menjadi hambatan. Tidak adanya listrik atau jaringan internet akan membuat komunikasi antar karyawan dan pemimpin perusahaan terputus sementara waktu. Akibatnya banyak pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan tepat waktu dan menghambat laju perusahaan.
Untuk mengantisipasi hal ini, perusahaan bisa menyediakan tempat berbagi file online sperti G-Drive atau I-Clouds yang bisa diakses setiap karyawan. Jadi jika ada salah satu karyawan yang mengalami hambatan listrik atau internet, rekan sejawatnya bisa membantu menyelesaikan tugas mereka.
4. Karyawan merasa kesepian
Karena tidak bertatap muka secara langsung dengan rekan sejawat maupun pimpinan, beberapa karyawan perusahaan yang menyewa virtual office mungkin akan merasa kesepian. Hal ini bisa saja menurunkan minat dan motivasi mereka yang berakibat pada menurunnya kinerja.
Untuk mengantisipasi hal ini, sesekali mengadakan meeting di sebuah restoran atau kafe mungkin efektif agar karyawan memiliki variasi lingkungan kerja. Jika setiap karyawan berlokasi di kota yang berbeda , melakukan video call bersama mungkin bisa menjadi solusi sementara yang dapat menumbuhkan semangat mereka.
Komunikasi merupakan faktor penting dalam keberlangsungan perusahaan yang menggunakan virtual office. Agar masalah-masalah yang tidak diinginkan bisa dihindari, sebuah perusahaan harus mampu menyediakan perangkat yang mumpuni sebagai fasilitas karyawan.
Tidak hanya itu, pertemuan rutin juga wajib dilakukan. Sehingga meskipun bekerja secara remote, setiap unsur perusahaan mampu berjalan harmonis karena komunikasi lancar dan tidak timbul kesalahpahaman. Semoga informasi di atas bermanfaat.
Baca Juga: Virtual Office Solusi Punya Kantor Di Gedung Perkantoran Bonafid
Sumber: Legalo Virtual Office
A. Keuntungan Kantor Maya (Virtual Office) Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan Biaya Fasilitas
Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantoryang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinggamengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.2. Pengurangan Biaya Peralatan
Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya parapeserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.3. Jaringan Komunikasi Formal
Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi danmendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatiandaripada biasanya.4. Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5. Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam virtual office ini.
6. Pekerja Menjadi Lebih Fleksibel
Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.B. Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:1. Rasa tidak Memiliki
Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.2. Takut Kehilangan Pekerjaan
Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuangsewaktu-waktu.3. Semangat Kerja yang Rendah
Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai.4. Kesulitan dalam Mengelola Kinerja Tim
Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.5. Kesalahah Pahaman dalam Komunikasi
Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.6. Kurangnya Visibilitas Proyek
Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.7. Kesulitan Menghubungi Anggotan lain ( pesan instan)
Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.8. Perbedaan Zona Waktu
Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.