Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat disebut kegiatan

Mengelola sistem kearsipan di tempat kerja, arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan (filing system) melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem kearsipan (filing system) yang digunakan.

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

1.  Sistem tanggal (Chronological Filing System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu perusahaan atau organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.

2.  Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad dengan urutan A sampai dengan Z. Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Sistem abjad ini merupakan sistem yang tertua, langsung dan yang paling digunakan. Sistem abjad ini disebut juga sistem langsung (Direct Filing System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

3.  Sistem wilayah (Geographic Filing System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang diberbagai daerah. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis/wilayah. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.

4.  Sistem nomor (Numeric Filing System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah lazim digunakan yaitu :

• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
• Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut), sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
• Penyimpanan arsp berdasarkan nomor terminal digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomoe 0000 (4 digit), sehingga arsip bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

5.  Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Subject Filing System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

Tujuan adanya penataan sistem penyimpanan arsip yaitu :

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
• Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
• Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
• Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
• Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

Oleh Anugerah Dino 13.58

Sistem Abjad merupakan salah satu dari beberapa sistem penyimpanan arsip, selain sistem abjad, dikenal juga sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, juga sistem wilayah. Setiap sistem ini pun memiliki keunggulan dan kelemahannya namun untuk menentukan sistem penyimpanan apa yang hendak digunakan hendaknya berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Baiknya kita kembali membahas sistem abjad, pada dasarnya setiap manusia, organisasi, perusahaan (pemerintah/swasta) pasti memiliki nama. Atas dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu diketahui sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Guide pada sistem abjad

Sistem ini juga sederhana dan mudah dipraktekkan karena pada umumnya orang mempunyai kecendrungan lebih mudah mengingat nama orang, badan/organisasi dibandingkan nomor dan angka. Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga. Arsip-arsip dimasukan pada map berdasarkan nama anggota keluarga. Misal. 1. Map "Maryam" 2. Map "Dino" 3. Map "Ibu" dengan demikian ada tiga buah map bernama masing-masing Maryam, Dino, Ibu, berisi arsip milik mereka pribadi. Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:

• nama lebih mudah diingat oleh siapapun
• petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
• dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama
• jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Itulah beberapa alasan mengapa kita menggunakan sistem abjad ini.

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
4. Mudah diterapkan

1. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
3. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
4. Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.

Demikianlah keuntungan dan kelemahan sistem Abjad ini, perlu diperhatikan bahwa sistem abjad ini bergantung pada indeks arsip tersebut. Maka sebelum menggunakan sistem abjad ini, hendaknya petugas menguasai cara Mengindeks arsip.

Pada penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan nama orang/badan/organisasi. Sedang indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan naskah/berkas melalui penunjukan suatu tanda pengenal, yang dapat membedakan arsip tersebut dengan arsip lainnya. Secara singkat indeks dapat dikatakan sebagai tanda pengenal arsip. Dengan demikian, indeks dalam sistem abjad adalah indeks yang berdasarkan nama orang/nama badan.

Dalam mengindeks nama orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketetapan yang berlaku secara universal dalam bidang kearsipan. Tentang Peraturan Mengindeks akan dijabarkan lebih lanjut pada artikel lain.

Setelah paham tata cara mengindeks maka langkah selanjutnya sebelum menyimpan arsip adalah membuat daftar klasifikasi abjad. Daftar klasifikasi abjad ini adalah pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Nama untuk menyimpan arsip terdiri dari beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a. Nama Perorangan

b. Nama Perusahaan

c. Instansi Pemerintah

d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan, perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya. Berikut contoh susunan klasifikasi abjad. dalam sebuah laci.

Lebih lanjut tentang tata cara mengindeks, baca Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Arsip

Guide pada Sistem Abjad

Dibalik setiap guide abjad inilah disimpan surat-surat yang sudah diklasifikasikan/dikelompokan berdasarkan susunan abjad. Contoh: Abdurahman Ali Abdurahman Waluyo Abdi Haryanto Arbi Abdullah Badawi Gunawan Budianto Raihan Binsar Ratna Budianto Chacha Cahyanti Yulianti Cahyati Septian Dwi Cahyo Alia Mitha Cahaya setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Abdi, Waluyo

2. Abdurahman 3. Abdurahman, Ali 4. Arbi, Haryanto 5. Badawi, Abdullah 6. Binsar, Raihan 7. Budianti, Ratna 8. Budianto, Gunawan 9. Cahaya, Alia, Mitha 10. Cahyati, Chacha 11. Cahyati, Yulianti 12. Cahyo, Septian, Dwi Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A. Peralatan yang digunakan pada sistem abjad ini merupakan peralatan yang sering dijumpai di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Peralatan itu antara lain:

a) Filling Cabinet

Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci.

b) Guide

Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya.

c) Hanging Folder

Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide.

d) Alat Sortir

Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.

Untuk lebih jelas tentang peralatan arsip yang dibutuhkan silahkan lihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad

Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

a) memeriksa berkas

Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda "simpan" "file" "dep" (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan.

b) mengindeks surat/berkas

Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan.

c) mengode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy.

d) menyortir surat

Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar-mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak.

e) menempatkan surat

Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.

 a) Menentukan Judul Surat

Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar). Contoh: Agus ingin meminjam surat  dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang.

b) Menetukan Indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi. Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.

c) Menentukan Kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip. Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca

d) Mencari arsip ditempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat. Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.

e) Mengambil Arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip.

f) Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.

g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam. Demikian proses penyimpanan arsip dalam sistem abjad. ------------------------

Dafar Pustaka

Modul Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk
Mengelola sistem kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggrawati