1. Memahami perbedaan antara dokumen surat dan dokumen data - Dokumen Master,dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
2. Membuat dan menambah data penerima (recipient)Pada tab Mailings, di grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. Klik salah satu perintah berikut ini pada menu yang ditampilkan:
- Type A New List: membuka kotak dialog New Address List dimana Anda bisa memasukkan entry untuk daftar dan menyimpannya sebagai database (file .mdb).
- Use An Existing List: membuka kotak dialog Select Data Source dimana Anda bisa memilih file yang sudah ada (file dokumen Word atau teks biasa, Worksheet Excel, atau database Access atau SQL Server) yang berisi entry.
- Choose From Outlook Contacts: membuka kotak dialog Select Contacts dimana Anda bisa memilih folder kontak mana yang akan digunakan, jika versi Office Anda menyertakan Outlook.
3. Membuat dokumen suratKetik dokumen yang akan dibuat sebagai dokumen induk. Perhatikan contoh surat berikut ini
Setelah selesai diketik, klik tab Mailings, klik Start Mail Merge, akan tampil kotak dialog seperti Gambar
Pilih jenis Mail Marge, misalnya untuk membuat surat, pilih Letters.
4. Menjalankan fungsi surat masal- Buat template surat yang akan dibuat surat masal
- Klik menu mailings pada menu bar, selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge.
- Pada popup menu, pilih Type New List.
- Selanjutnya akan muncul jendela new address list, klik customize columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang anda buat.
- Hapus data yang ada pada field name, dan sisakan data sesuai dengan kebutuhan anda, kemudian ganti nama field sesuai dengan data pada surat anda. Jika anda menghapus field name, usahakan dari bawah ke atas untuk memudahkan menghapus data field.
- Selanjutnya klik OK dan pilih OK lagi pada jendela new address list. kemudian anda akan dibawa pada folder dimana database anda akan disimpan. Kemudian beri nama data base anda dan simpan.
- langkah selanjutnya, buka folder dimana database anda tersimpan. Database yang tersimpan biasanya mempunyai format access.
- Isi database anda sesuai yang anda inginkan dan simpan.
- Selanjutnya buka lembar kerja ms word anda, dan klik preview result untuk melihat hasilnya.
|