Sistem Informasi Akuntansi
Teknik dan Dokumentasi
Sistem Informasi Akuntansi
Desi Ramadani Br Tarigan
43218120005
Abstrak
Perkembangan dunia teknologi yang pesat memungkinkan terjadinya perubahan di setiap
aspek kehidupan manusia, termasuk di dalamnya dunia ekonomi dan bisnis. Seiring dengan
kemajuan di dunia ekonomi dan bisnis, diharapkan teknologi dapat memberikan dampak
positif bagi kemajuan kegiatan. Keberadaan teknologi informasi dapat memberikan berbagai
solusi dalam berbagai kegiatan yang berlangsung dalam setiap usaha. Dimulai dari segi
pencatatan, penyimpanan, pengolahan, pengambilan keputusan, hingga pelaporan. Melalui
artikel ini, penulis berusaha untuk memaparkan implementasi sistem informasi akuntansi
dalam suatu usaha dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Pendahuluan
Dalam keseharian, kita secara sadar atau tidak terlibat dalam sebuah sistem, misalnya
sistem transportasi, sistem pendidikan, sistem pernapasan, sistem kekebalan tubuh, dan lain-
lain.
Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dua atau lebih komponen yang saling terkait
yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Secara umum, tujuan utama dari perusahaan adalah
memperoleh profit semaksimal mungkin dengan menekan pengeluaran seminimal mungkin,
tidak terkecuali organisasi nirlaba sekalipun. Perusahaan yang berkinerja baik merupakan
perusahaan yang dapat memaksimalkan sumber daya yang mereka miliki untuk menghasilkan
pendapatan, serta selalu melakukan evaluasi terhadap pencapaian mereka, sehingga selalu
terjadi perubahan yang positif.
Dengan perkembangan teknologi yang sedang berkembang pesat ini, implementasi
sistem dan sistem informasi merupakan suatu hal yang sifatnya wajib agar perusahaan dapat
mempertahankan kelangsungan kegiatan usahanya.
Dengan adanya implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan, maka
diharapkan pihak manajemen dapat dengan mengambil keputusan dengan lebh cepat dan
tepat karena memiliki infromasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap. Perusahaan
dapat sigap menyesuaikan diri terhadap perubahan yang sedang terjadi sehingga dapat segera
menangkap peluang yang ada atau bahkan menghindari potensi masalah dan meminimalisasi
kerugian yang mungkin terjadi.
Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem
akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi
oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus
memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat
digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.
Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal
Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki
pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney,
2005). Atas alasan tsb, para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir
ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran
tersebut, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu
perusahaan.
Literatur Teori
A. Definisi Teknik dan Dokumentasi Sistem
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi
auditor intern dan ektern serta para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik
secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Dengan
demikian seorang Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk
mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis. Untuk menganalisis sebuah sistem, maka
diperlukan desain dan teknik dokumentasi yang akan digunakan secara rutin oleh seorang
Desainer dan auditor sistem oleh tenaga Akuntansi.
Sedangkan dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart),
diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.
Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan,
diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu
alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan
bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi
dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi
sistem.
B. Pemodelan Sistem Berbasis Data
Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file
magnetis yang beredar, yaitu : file induk, file transaksi, file referensi, dan file arsip.
1. File Induk, secara umu berisi data-data akun. Buku besar dan buku besar pembantu
adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari
transaksi.
2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan
digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan
penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh dari file transaksi.
3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak.
File referansi lainnya meliputi daftar harga untuk faktur pelanggan, daftar pemasok yang
diotorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk penjualan kredit.
4. File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan
untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagan yang penting dari
jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode
sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, ecord tentang akun yang dihapus dan
buku besar periode sebelumnya.
Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan
keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial,
memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu
sederhana cara beroperasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah
dilakukan. Akan tetapi, ketika buku besar umum digunakan untuk mendukung kisaran tugas
yang lebih luas dalam organisasi, suatu sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan
file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini kita akan mengkaji general ledger
otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan software dengan
basis-komputer.
Teknik dokumentasi perlu dikuasai oleh akuntan maupun keuangan dan
akuntansi untuk mendesain dan mempermudah auditor sistem, para akuntan
menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Kemampuan untuk mendokumentasikan
sistem dalam bentuk grafik karena merupakan keahlian penting bagi para akuntan untuk
dikuasai. Ada enam teknik dokumentasi dasar, diantaranya: diagram relasi entitas (REA),
diagram arus data (DAD), flowchart dokumen, flowcahart sistem, flowchart program, dan
diagram tata letak record.
C. Peran Teknik Dokumentasi
Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik
pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.
1. Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi system pengendalian
internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan
3. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah
dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus
menunjukkan sistem pengendalian internalnya.
D. Pengguna Teknik Sistem
Beberapa aktiftitas yang menggunakan teknik sistem diantaranya:
1. Pengguna teknik-teknik sistem dalam Auditing
2. Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
E. Pengguna Teknik-Teknik Sistem dalam Aktifitas Auditing
1. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan
akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya
memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
a. Pengawasa lingkungan
b. Sistem akuntansi
c. Pengawasan prosedur.
Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan
distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
2. Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang
digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan
eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern
yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah IPO-HIPO,
flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
3. Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian
yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama
melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan
menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program,
tabel pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
F. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem
1. Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem
yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart
analitis.
2. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik
sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel
keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan
perancangan sistem.
3. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah
dibuat.
G. Jenis-Jenis Teknik Dokumentasi Sistem Informasi
Beberapa jenis teknik dalam mendokumentasi sistem informasi antara lain:
1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)
3. Diagram Relasi Entitas-REA
4. Flow Map
H. Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)
Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram aliran data untuk
memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan
sistem.
Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :
1.
Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar
dalam suatu sistem.
2.
Diagram Zero : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan
yang ada dalam Diagram Konteks.
3.
Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan
yang ada dalam Diagram Zero.
Diagram yang paling awal dalam aliran data adalah disebut diagram konteks. Diagram
konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi
sistem informasi tersebut dengan lingkungan di mana sistem tersebut ditempatkan. Dalam
diagram konteks ada beberapa hal yang harus diperhatikan terdiri dari (Budi Sutejo Dharma
Oetomo, 2002):
1. Kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak ekternal perusahan dan
departemen yang terkait. Di mana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasi secara
rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.
2. Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus terus
diidentifikasi secara lengkap.
3. Arah anak panah yang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat
memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan dibentuk.
4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah dipahami
oleh pembuat sistem.
Diagram arus data menggunakan simbol untuk menandakan sebuah proses, sumber
data dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang
sistem. Diagram arus data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan
perancangan logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem.
Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari
sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.
Diagram aliran data merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan
secara rinci mengenai sistem berbagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu
sama lain dengan menunjukkan dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya. Pada
umumnya tahapan dalam diagram aliran data dimulai dari 0, 1, 2 dan seterusnya. Tahapan 0
menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namum dalam tahap ini, semua
proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci.
Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah adalah tahapan 1, 2 dan seterusnya,
maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas.
Penurunan tahapan dilakukan jika perlu untuk memperinci beberapa proses, namum tidak
semua proses yang ada harus diturunkan dengan jumlah tahapan yang sama. (Budi Sutejo
Dharma Oetomo, 2002).
I. Simbol-Simbol dalam DFD
Entitas luar (external entity) atau masukan (input) atau
keluaran (output) atau orang yang memakai atau
berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau
sistem lain yang terkait dengan aliran data dari sistem yang
dimodelkan. Orang atau organisasi yang mengirim data ke
dan menerima data dari sistem yang mewakili terminal.
Catatan:
Nama yang digunakan pada masukan (input) atau keluaran
(output) biasanya berupa kata benda.
Nama Simbol:
Entity (External Entity 1)
Jenis Shape:
Miscellaneous
Menggambarkan arus data dalam sistem, merupakan data
yang dikirim antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau
dari proses ke masukan (input) atau keluaran (output).
Catatan:
Nama yang digunakan pada aliran data biasanya berupa kata
benda, dapat diawali dengan kata data misalnya “data
siswa” atau tanpa kata data misalnya “siswa”
Nama Simbol:
Aliran / Arus Data
Jenis Shape:
Line /Connector Tool
Tempat untuk menyimpan / mengambil data dalam suatu
sistem. Pada pemodelan perangkat lunak yang akan
diimplementasikan dengan pemograman terstruktur, maka
pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat menjadi
tabel-tabel basis data yang dibutuhkan, tabel-tabel ini juga
harus sesuai dengan perancangan tabel-tabel basis data yang
dibutuhkan, tabel-tabel ini juga harus sesuai dengan
perancangan tabel-tabel basis data (Entity Relationship
Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CMD), Physical
Nama Simbol:
File atau basis data atau
penyimpanan/Data Store
(storage)
Data Model (PDM)).
Catatan:
Nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan biasanya
kata benda
Proses atau fungsi atau prosedur, pada pemodelan perangkat
lunak yang akan diimplementasikan dengan pemograman
terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya
menjadi fungsi atau prosedur di dalam kode program.
Catatan:
Nama yang diberikan pada sebuah proses biasanya berupa
kata kerja.
Nama Simbol:
Proses (Devided Process
2)
Jenis Shape:
Miscellaneous
J. Elemen-Elemen dalam Diagram Arus Data
Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indikator dasar, yaitu: sumber dari tujuan
data, arus data, proses, tempat penyimpanan data dan kamus data. Kelima elemen ini
dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat diagram arus data
selalu menggunakan symbol-simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya
simbol yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Simbol Sumber dan tujuan data. Penggunaan symbol pada sumber dan tujuan data yang
digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan
maupun orang personal yang menggunakan informasi dari sistem tsb. Pada dasarnya,
sumber dan tujuan tsb disebut sebagai entitas, sumber dan tujuan data tsb dinotasikan
dengan kotak persegi empat.
2. Simbol Arus data (data flow), pergerakan data menggambarkan aliran data melalui
pemrosesan, file data dan entitas data. Pergerakan data melalui file data dan entitas data
akan mengalir melalui tahapan pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia.
Untuk menggambarkan aliran data tsb, ditunjukkan dengan garis lurus atau melengkung
dengan tanda panah.
Penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk pembayaran uang dan pengiriman
ke sistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatan saldo piutang, pembayaran dalam
bentuk tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke bank. Aliran
lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo piutang pada sistem.
Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang atas nama pelanggan
yang telah menyerahkan sejumlah uang berdasarkan informasi piutang yang diterima dari
sistem.
3. Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang
diterima. Pada gambar diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan.
Pada tahap ini, ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank berbentuk slip cek,
bukti setoran dan data pengiriman uang ke sistem yang diolah dan diperbaharui pada
buku piutang berdasarkan bukti setoran ke bank dan pada tahap ini, selanjutnya dokumen
piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan sesuai tanggal kejadian.
4. Tempat penyimpanan data. Pada sistem dikenal dengan data store atau tempat
penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini berfungsi menyimpan data yang
disimpan berdasarkan sementara. Data yang disimpan harus diberi label yang jelas dan
tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena berbentuk perangkat
lunak.
5. Kamus data. Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua elemen data,
penyimpanan dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk
sebuah salinan utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukkan konsistensi dan
akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang tersedia.
K. Diagram Arus Data ke Dalam Subsistem
Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran yang
lebih detil dan rinci, biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah kedalam subbagian yang
lebih kecil, ini dilakukan untuk mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkatan yang
lebih rinci.
Untuk menjelaskan kepada pembaca, sistem diagram arus data diawali dengan
menampilkan diagram konteks (context diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran
ringkas tentang sistem tsb. Diagram ini menjelaskan sistem pemroses data dan entitas
eksternal yang menjelaskan arah dan tujuan sebuah proses sistem.
Sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan pesanan pelanggan, bagian
kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan, departemen
penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang, departemen pengiriman
menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman, sedangkan departemen
pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari departemen penjualan.
Dalam sistem pesanan penjualan, departemen pengeluaran barang dari departemen penjualan.
Dalam sistem pesanan penjualan, departemen penagihan berperan mendistribusikan ke
berbagai departemen, diantaranya ke departemen piutang dagang dalam bentuk salinan buku
besar dan departemen buku besar.
L. Menggambar Diagram Arus Data
Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat symbol bagan alir,
symbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai proses
penekanan terdapatnya analisis aliran data dan penekanan terhadap pendekatan logika dalam
merancang sistem dari tampilan fisik. Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam
membuat diagram arus data adalah perancang sistem memahami terlebih dahulu sistemnya
sebelum membuat bagan alir, menentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan
membuat diagram konteks, lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi
kelompok arus data, identifikasi kegiatan transformasinya, pelajari seluruh dokumen atau
tempat penyimpanan data dan pelajari sumber dan tujuan data, tandai setiap langkah proses
kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas (terutama pada sub-sub bagian) guna
memudahkan penelusuran kejadian.
M. Diagram Bagan Alir I Flowchart Diagram
Bagan alir (flowchart) merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang
menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart) merupakan
metode teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem
informasi secara jelas, ringkas dan logis. Sebuah bagan alir akan representasikan grafikal
pada suatu sistem yang menggambarkan terjadinya relasi fisik antara entitas kuncinya.
Auditor, analis sistem, perancang sistem dan pemrogram, merupakan orang-orang yang
paling mengenal notasi ini.
Simbol Flowchart Diagram Sistem Akuntansi merupakan simbol-simbol yang digunakan
untuk mendefinisikan proses pada siklus sistem akuntansi. Berikut ini adalah simbol
flowchart diagram pada sistem akuntansi:
Tempat mengawali dan mengakhiri suatu
sistem. Menunjukkan awal atau akhir
sebuah proses.
Menyatakan kegiatan yang akan terjadi
dalam diagram alier.
Digunakan untuk menunjukkan suatu
proses yang begitu kompleks, sehingga
tidak bisa dijelaskan di diagram alir ini
dan merujuk pada diagram alir yang
terpisah.
Kegiatan
Manual
(Manual
Operation)
Untuk kegiatan yang dilakukan secara
manual.
Shape:
Audit Diagram
Shapes
Untuk memberikan keterangan pada
kegiatan. Melambangkan komentar
tentang suatu atau beberapa bagian dari
diagram alir. Tentu saja, komentar tidak
memiliki dampak apapun terhadap proses
yang berlangsung.
Menunjukkan operasi yang tidak meiliki
efek khusus selain mempersiapkan sebuah
nilai unutk langkah / proses berikutnya.
Lambang ini juga digunakan untuk
menggantikan titik pekuputusan yang
biasanya berbentuk ketupat jika ingin
menggunakan pengulangan pada kondisi
tertentu.
Formulir yang digunakan untuk merekam
data transaksi yang terjadi.
Berbagai
dokumen (Multi
Document)
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan berbagai jenis dokumen
yang digabungkan bersama di dalam satu
paket.
Shape:
Audit Diagram
Shapes
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya.
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang
direkam sebelumnya di dalam dokumen
atau formulir. Digunakan untuk mewakili
data masuk, atau data keluar. Hanya bisa
dimulai dari masukan menuju keluaran,
bukan sebaliknya.
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan
tempat penyimpanan dokumen.
Untuk mengurutkan pengarsipan dokumen
digunakan simbol :
A = menurut Abjad
N = Menurut Nomor Urut
T= Menurut Tanggal
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
arsip permanen yang merupakan tempat
penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses lagi dalam sistem akuntansi yang
bersangkutan.
Konektor Dalam
Halaman
On Connection
(On-page
Reference)
Biasanya digunakan dalam pengulangan.
Digunakan untuk menghubungkan satu
proses ke proses lainnya, sama halnya
seperti tanda panah. Boleh saja lebih dari
satu proses yang mengarah kepadanya,
namun hanya bisa menghasilkan satu
keluaran. Sehingga diagram alir terlihat
lebih rapi karena mengurangi tanda panah
yang lalu lalang di dalam diagram alir.
Konektor Luar
Halaman
Off Connection
(Off-page
Reference)
Penghubung antar halaman yang berbeda.
Terkadang, diagram alir tidak muat dalam
satu halaman saja. Oleh karena itu,
lambang ini berfungsi untuk
menghubungkan satu proses ke proses
lainnya, sama halnya seperti tanda panah,
hanya saja untuk merujuk ke halaman
yang berbeda.
Menunjukkan proses / langkah di mana
ada inspeksi atau pengontrolan.
Simbol ini menggambarkan proses /
langkah yang mengkondisikan keadaan
dimana perlu adanya keputusan atau
adanya kondisi tertentu atau keputusan
yang harus dibuat dalam proses
pengolahan data.
Di titik ini selalu ada dua keluaran untuk
melanjutkan aliran kondisi yang berbeda.
Simbol ini menggambarkan arah proses
pengolahan data. Menunjukkan arah aliran
algoritme, dari satu proses ke proses
berikutnya.
Simbol ini menunjukkan dua garis alir
yang bersimpangan.
Simbol ini digunakan jika dua garis alir
bertemu dan salah satu garis mengikuti
arus garis lainnya.
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan masuk ke sistem yang
digambarkan dalam bagan alir.
Simbol ini menggambarkan keluar ke
sistem lain.
Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu
digambarkan dalam bagan alir.
N. Pembuatan Bagan Alir
Dalam membuat bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan variasi yang tepat.
Penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi informasi atau jenis lain
dari sistem. Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang ditarik diantara symbol. Arah
normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.
Jika garis aliran terputus karena keterbatasan halaman, symbol penghubung harus digunakan
untuk menunjukkan keterputusan tsb. Jika aliran dua arah, dapat ditunjukkan dengan garis
tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus digunakan untuk menunjukkan arah aliran
normal dan arah sebaliknya. Pada gambar berikut menunjukkan bentuk bagan alir tentang
penyerahan/pelunasan dari pelanggan.
O. Pengelompokan bagan alir
Bagan alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu sebagai berikut:
1. Bagan alir sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data melalui
serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan
bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam sistem, bagaimana proses lanjutan yang
terjadi pada data dan output sistem. Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-
simbol yang dihubungkan dengan garis alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus
berbentuk tanda panah.
2. Bagan alir dokumen, yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen melalui berbaai
departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir dokumen, khususnya berguna
untuk menganalisis kelengkapan prosedur pengendalian didalam suatu sistem, seperti
pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format
dengan bagan alir analitis, tetapi lebih memuat sedikit rincian mengenai fungsi
pemrosesan dari setiap entitas yang digambarkan dalam bagan. Simbol yang digunakan
dalam bagan ini adalah symbol yang menjelaskan aliran dokumen.
3. Bagan alir program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh auditor untuk
memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem. Bagan alir program
merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem, bagan ini mendukung dan
mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan alir sistem.
a. Bagan Konfigurasi Komputer
Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem
komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen
perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.
b. Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan
pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil
sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan
membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah
dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan
akurat.
Langkah-langkah mempersiapkan bagan alir (flowchart) sebagai berikut:
1. Perhatikan karakteristik setiap bagian dalam organisasi maupun pihak-pihak luar yang
terkait
2. Cantumkan nama tiap-tiap departemen pada kolom yang sudah disediakan
3. Buatlah desain bagan alir secara vertical dan horizontal, dengan memulai dari atas
diteruskan kearah bawah dan dari kiri ke kanan
4. Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir
5. Gunakan software computer untuk menggambar symbol-simbol yang digunakan serta
lengkapi dengan nama yang jelas
6. Gunakan tanda-tanda yang jelas, misalnya nomor file, garis lurus diakhiri dengan kepala
panah, konektor untuk garis yang bersimpang
P. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang
dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk
membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks
yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar
tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.
1. Keunggulan Tabel Keputusan
2. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antar data
input.
3. Mampu menangani lebih banyak alternatif.
4. Kelemahan Tabel Keputusan
5. Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
6. Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
Q. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah
proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat
manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan
diagram jaringan.
R. Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu
komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis
sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu
halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang
mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung" gaji
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan
jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini.
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4. Bagan alir program (program flowchart).
Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur
yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form
flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan
simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.
Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan
alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah,
bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan
gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan
gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham
dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk
dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci
langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir
sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol. Bagan alir program
dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan
bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir
logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program
komputer secara logika. Bagan alir-logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
Pocess Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik
industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam
suatu prosedur. Bagan alir proses menggunakan lima buah simbol tersendiri. Bagan alir
proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu
prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu
yang diperlukan oleh suatu kegiatan.
Pembahasan
Sistem informasi akuntansi merupakan bagian yang terpisahkan dalam kegiatan
keuangan setiap usaha. Termasuk di dalamnya adalah memberikan manfaat untuk usaha
individu yang begerak di bidang busana. Setiap perusahaan menjalankan sistem informasi
akuntansi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Untuk usaha individu, memerlukan
sistem informasi akuntansi yang cenderung lebih sederhana dibandingkan dengan usaha yang
berskala lebih besar. Sesederhana apapun sistem informasi yang digunakan, sistem informasi
tersebut merupakan suatu kewajiban yang ada dalam usaha.
Teknik dan dokumentasi sistem informasi merupakan kelanjutan dari implementasi
sistem informasi akuntansi yang harus dimiliki oleh suatu perusahaan. Serangkaian teknik
informasi akuntansi diperlukan oleh perusahaan untuk mengambil keputusan dan memastikan
bahwakegiatan usaha berjalan secara lancar dan efisien. Beberapa teknik yang dapat
dimanfaatkan antara lain:
1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)
3. Diagram Relasi Entitas-REA
4. Flow Map
Akan tetapi, berhubung kegiatan usaha yang dilakukan oleh penulis merupakan usaha
berskala kecil dan sederhana, maka diagtam arus data yang terjadi juga tergolong sangat
sederhana, sebagai berikut:
Kesimpulan
Perkembangan dunia teknologi yang pesat memungkinkan terjadinya perubahan di
setiap aspek kehidupan manusia, termasuk di dalamnya dunia ekonomi dan bisnis. Sistem
informasi akuntansi merupakan salah satu bentuk nyata dari perkembangan dunia teknologi
yang sangat membantu dalam kegiatan usaha. Kegiatan usaha dalam bentuk apapun tidak
bisa lepas dari sistem informasi akuntansi.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi sederhana
lebih sesuai untuk kegiatan usaha berskala kecil dan sederhana. Selain biaya yang lebih
murah, proses pengoperasian juga lebih sederhana.
Daftar Pustaka
Putra, Y. M., (2018). Konsep Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah Sistem Informasi
Akuntansi. Jakarta: FEB-Universitas Mercu Buana
Azhar Susanto, 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya
Marshall B. Romney dan Paul John Steintbart, 2015. Accounting Information Systems, edisi-
13, Pearson Education Limited, England.
James A. Hall, 2013. Accounting Information Systems, 8th Edition, South Western Cengage
Learning, USA.
Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology Utilization,
Management Support, Internal Control, and User Competence on Accounting
Information System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758.
Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education,
Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality
The Quality of MSME ’ s Financial Reports. The 1st Annual Conference Economics,
Business, and Social Sciences (ACEBISS) 2019, 1(3). //doi.org/10.4108/eai.3-2-
2020.163573
Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The Determinants of
Micro, Small and Medium Entrepreneur (MSME) Become Customer of Islamic Banks
(Religion, Religiosity, and Location of Islamic Banks ). The 1st Annual Conference
Economics, Business, and Social Sciences (ACEBISS) 2019, 1, (2).
//doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775
Nugroho, L., Mastur, A.A., Fardinal, F., Putra, Y.M., (2019). Hajj, Civilization and Islamic
Banking Contribution Discourses. Location of Islamic Banks ). The 1st Annual
Conference Economics, Business, and Social Sciences (ACEBISS)
2019, 1(11), //dx.doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290773
Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting
Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-
826. //doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129
Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing (Empirical
Testing of Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and Bekasi). EPRA
International Journal of Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7), 154-161.