Dalam dunia teknologi informasi, biometrik relevan dengan teknologi yang tujuannya untuk menganalisis fisik dan kelakuan manusia dalam autentifikasi. Karakteristik fisiologis berhubungan dengan bentuk tubuh, termasuk tetapi tidak terbatas pada: sidik jari atau fingerprint, pengenalan wajah, DNA, telapak tangan, geometri tangan, pengenalan iris atau retina, dan bau/aroma.
Secara khusus banyak perusahaan yang mengadopsi teknologi fingerprint scan yang dihubungkan dengan sebuah sistem HRM sebagai metode absensi karyawan. Kelebihan sistem fingerprint terhadap kartu absensi konvensional yaitu absensi sidik jari lebih cepat, sederhana, dan lebih aman untuk mencegah kecurangan absensi karyawan.
Baca juga: Cloud HRM Terbaik bagi Perusahaan
Pengertian Fingerprint dalam Absensi
Absensi fingerprint adalah salah satu jenis absensi karyawan yang menggunakan sidik jari sebagai rekaman absensi. Sidik jari merupakan salah satu identitas manusia yang paling unik pada setiap individu. Bahkan, orang yang terlahir kembar pun memiliki sidik jari yang berbeda satu sama lain. Oleh karena itu, harapannya agar absensi setiap karyawan tidak akan tertukar atau tercurangi berkat keunikan dari sidik jari tersebut.
Tahapan untuk melakukan absensi sidik jari juga terbilang mudah. Di awal, karyawan hanya perlu mendaftarkan beberapa sidik jarinya. Setelah terdaftar, karyawan cukup menempelkan jarinya yang terdaftar saat masuk atau pulang kerja. Selain merekam jam masuk dan pulang karyawan, sistem absen sidik jari juga dapat memberitahukan lama setiap karyawan bekerja dalam satu hari. Hal ini akan memudahkan tim HRD untuk memperhitungkan waktu kerja, termasuk lembur dan tunjangan.
Sejarah Perkembangan Fingerprint
Penggunaan sidik jari secara komersial mulai digaungkan pada akhir abad ke-19, tepatnya tahun 1892 oleh Sir Francis Galton. Ia menulis studi rinci tentang sidik jari di mana dia mempresentasikan sistem klasifikasi baru menggunakan sidik jari dari sepuluh jari. Karakteristik yang digunakan Galton untuk mengidentifikasi individu masih digunakan sampai sekarang.
Kemudian teknologi ini secara tepat digunakan pada tahun 1969 oleh Federal Bureau of Investigation atau FBI. Pada tahun tersebut, FBI mulai mendorong pengembangan sistem untuk mengotomatisasi proses identifikasi sidik jari. FBI membuat perjanjian dengan Institut Nasional Standar dan Teknologi (NIST) untuk mempelajari proses otomatisasi identifikasi sidik jari dan membuat perkembangan pada pencarian, pencocokan serta proses scanning.
Saat ini penggunaan fingerprint sudah semakin masif. Bukan hanya digunakan untuk kepentingan hukum, tetapi fingerprint hadir menjadi teknologi yang berada di sekitar masyarakat. Mulai dari perusahaan yang memanfaatkannya untuk proses absensi karyawan, hingga barang-barang elektronik seperti ponsel pintar, laptop, bahkan sistem kunci pintu pintar.
Kekurangan dan Masalah dari Teknologi Fingerprint
Biaya Investasi dan Perawatan
Mengingat absensi sidik jari menggunakan mesin, tentu saja akan ada biaya investasi untuk pembelian alat dan perawatan alat di masa depan. Biaya-biaya yang harus disiapkan antara lain biaya pembelian mesin, perawatan, listrik, dan lainnya selama menggunakan mesin tersebut. Gunakan sistem manajemen aset dari HashMicro untuk bantu Anda mengelola seluruh aset perusahaan dengan mudah!
Memiliki celah kecurangan
Bagaimana pun perusahaan mengatur sistem untuk mengawasi karyawan, pasti ada saja celah yang karyawan manfaatkan untuk melakukan kecurangan, termasuk pada sistem absen. Meskipun teknologi absensi dengan sidik jari sifatnya unik terhadap masing-masing karyawan, nyatanya masih ada celah kecurangan untuk menembus teknologi ini. Banyak cara yang untuk melakukan kecurangan terhadap fingerprint, seperti memfoto copy sidik jari hingga mendaftarkan dua jari sekaligus yang mana salah satunya adalah milik temannya untuk titip absen.
Fleksibilitas
Absen dengan menggunakan autentikasi sidik jari sedikit kurang fleksibel. Mengingat sistem ini menggunakan mesin atau alat yang tidak bergerak, ada di suatu tempat. Sehingga karyawan harus mendatangi mesin absen untuk melakukan absensi. Hal ini tentu akan menyulitkan karyawan yang bekerja secara remote. Karyawan yang bekerja dari rumah, maupun dari tempat lain tidak akan bisa melakukan absensi karena tidak bisa mendatangi mesin absensi tersebut.
Higienitas
Mesin absensi fingerprint hanya memiliki satu tempat untuk menempelkan jari seluruh karyawan. Hal ini membuat mesin absen fingerprint menjadi kurang higienis, karena bisa saja menjadi media penyebaran bakteri dan virus. Bukan hanya itu, kadang mesin fingerprint tidak bisa mendeteksi sidik jari apabila jari yang untuk absensi basah ataupun kotor. Karena itu, selain memiliki celah dari segi higienitas, juga menjadi celah efektivitas dari mesin itu sendiri.
Baca juga: Bagaimana Cloud Asset Management dapat Membantu Efisiensi Bisnis?
Kesimpulan
Absensi dengan menggunakan fingerprint menjadi salah satu teknologi absensi yang dapat mempermudah proses absensi karyawan. Meskipun begitu, masih terdapat beberapa celah yang oknum tidak bertanggung jawab manfaatkan untuk mencurangi absensi jenis ini. Karena itu, akan lebih baik untuk menggunakan sistem absensi otomatis yang dapat menyederhanakan seluruh data absen karyawan.
Hashmicro menawarkan Software HRM Terbaik untuk mudahkan perusahaan Anda dalam mengelola absensi karyawan. Lacak kehadiran setiap karyawan, catat seluruh data dari mesin absensi secara otomatis, hitung payroll, proses cuti, hingga cash advance dan reimbursement dengan satu sistem yang terintegrasi.
Artikel Terkait:
Biometrik adalah metode untuk mengindentifikasi atau mengenali seseorang berdasarkan karakteristik fisik atau perilakunya. biometrik memang kini mulai jadi trend. Pilihannya kian beragam, mulai dari sidik jari, pola wajah, pola suara hingga lapisan iris dari mata. Dan pada makalah ini akan dibahas system biometric untuk absensi sidik jari.
A.Pengertian dan proses kerja pada absensi sidik jari
Absen sidik jari adalah suatu metode baru yang saat ini telah berkembang menggunakan mesin dengan bantuan software untuk mengisi data kehadiran suatu komunitas,kelompok meupun instansi yang menggunakannya. Mesin absensi sidik jari dirancang khusus dengan teknologi terdepan saat ini. Mesin ini biasanya memilki kapasitas memori yang besar dan dilengkapi dengan fitur canggih, seperti : USB Flash, Disk, Web Server, Schedule Bell, SMS Message, Workcode, Function Key,dll
B.Tehnik pembacaan sidik jari
Scanning sidik jari dilakukan dengan alat elektronik (dalam hal ini mesin absensi sidik jari). Hasil scanning lalu disimpan dalam format digital pada saat registrasi atau enrollment atau pendaftaran sidik jari. Setelah itu, rekaman sidik jari tersebut diproses dan dibuatkan daftar pola fitur sidik jari yang unik. Pola fitur sidik jari yang unik tersebut kemudian disimpan dalam memory atau database. Pola sidik jari yang unik ini disebut dengan istilah minutiae. Pada saat identifikasi, pola minutiae tersebut kemudian dicocokkan dengan hasil scan sidik jari.
Alat absensi sidik jari maupun sensor sidik jari yang digunakan untuk keperluan lain seperti akses kontrol mempunyai beberapa tehnik pembacaan sidik jari. Tehnik pembacaan sidik jari oleh mesin absensi sidik jari tersebut antara lain :
1. Optis
Dengan tehnik ini, pola sidik jari direkam atau discan dengan menggunakan cahaya. Alat perekam (fingerprint scanner) yang digunakan adalah berupa kamera digital. Tempat untuk meletakkan ujung jari disebut permukaan sentuh (scan area). Di bawah scan area, terdapat lampu atau pemancar cahaya yang menerangi permukaan ujung jari. Hasil pantulan cahaya dari ujung jari ditangkap oleh alat penerima yang selanjutnya menyimpan gambar sidik jari tersebut ke dalam memori.
Kelemahan metode ini adalah hasil scanning sangat tergantung dari kualitas sidik jari. Jika kualitas sidik jari miskin (poor) atau luka, maka kualitas hasil pembacaan akan tidak bagus. Kelemahan lain adalah tehnik ini bisa diakali dengan jari palsu. Tapi tehnik ini mempunyai keuntungan mudah dilakukan dan tidak membutuhkan biaya yang mahal.
2. Ultra Sonik
Tehnik ini hamper sama dengan tehnik yang digunakan dalam dunia kedokteran. Dalam tehnik ini, digunakan suara berfrekuensi sangat tinggi untuk menembus lapisan epidermal kulit. Suara frekuensi tinggi tersebut dibuat dengan menggunakan transducer piezoelectric. Setelah itu, pantulan energi tersebut ditangkap menggunakan alat yang sejenis. Pola pantulan ini dipergunakan untuk menyusun citra sidik jari yang dibaca. Dengan cara ini, tangan yang kotor tidak menjadi masalah. Demikian juga dengan permukaan scanner yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan.
3. Kapasitans
Tehnik ini menggunakan cara pengukuran kapasitant untuk membentuk citra sidik jari. Scan area berfungsi sebagai lempeng kapasitor, dan kulit ujung jari berfungsi sebagai lempeng kapasitor lainnya. Karena adanya ridge (gundukan) dan valley (lembah) pada sidik jari, maka kapasitas dari kapasitor masing-masing orang akan berbeda. Kelemahan ini adalah adanya listrik statis pada tangan. Untuk menghilangkan listrik statis ini, tangan harus digrounding.
4. Thermal
Tehnik ini menggunakan perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah) sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Cara yang dilakukan adalah dengan menggosokkan ujung jari (swap) ke scan area. Bila ujung jari hanya diletakkan saja, dalam waktu singkat, suhunya akan sama karena adanya proses keseimbangan.
Demikian beberapa tehnik pembacaan mesin absensi sidik jari
C.Teknik penyimpanan pada mesin absen sidik jari.
Setelah proses registrasi atau pendaftaran sidik jari pada mesin absensi sidik jari,atau mesin sidik jari yang difungsikan untuk fungsi lain, maka citra atau pola sidik jari akan disimpan. Dalam proses penyimpanan citra atau pola sidik jari , terdapat beberapa teknik penyimpanan antara lain,
1. Data sidik jari disimpan di dalam perangkat alat absensi sidik jari.
Cara ini disebut sabagai pendapat desentralisasi. Biasanya terjadi pada mesin sidik jari tipe standalone, yakni mesin sidik jari yang dalam pengoperasiannya bisa berjalan tanpa harus terhubung dengan komputer. Data akan tersimpan pada memori yang ada pada mesin.
Keuntungan metode ini adalah adanya kecepatan dalam proses pencocokan serta mesin absensi sidik jari bisa diletakan di tempat yang jauh dari computer. Kelemahannya dalah kapasitas yang terbatas sesuai dengan besar memori yang disediakan oleh mesin.
Saat ini sudah tersedia mesin absensi sidik jari yang mampu menampung sampai 5000 sidik jari atau lebih.
2. Data sidik jari disimpan pada database di computer.
Cara ini disebut sebagai cara sentrilisasi. Biasanya digunakan pada alat sidik jari tipe online atau yang harus terhubung dengan computer. Data sidik jari yang harus diregistrasi akan langsung disimpan pada database yang ada pada harddisk computer.
Keuntungan cara ini adalah kapasitas penyimpanan yang sangat besar, sesuai dengan kapasitas harddisk komputer. Kelemahannya adalah proses identifikasi yang agak lambat dan wajib adanya computer dalam pengoperasiannya.
3. Data sidik jari disimpan pada kartu pemilik.
Cara ini juga disebut sebagai desentralisasi. Data sidik jari akan disimpan pada kartu sang pemilik. Pertama kali sidik jari harus diregistrasikan ke mesin, kemudian data sidik jari tersebut akan ditulis oleh mesin sidik jari ke kartu tertentu, misalnya mifare card. Proses verifikasi dilakukan menggunakan kartu yang telah ada data sidik jari tersebut.
Dalam kondisi banyaknya sidik jari yang tersimpan, mka prose verifikasi akan memakan waktu yang lama. Untuk mengurangi waktu pencarian,maka tersedia beberapa cara mengurangi waktu verifikasi tersebut. Antara lain:
1. Menggunakan metode one to one
Metode ini mengharuskan si pemilik atau karyawan mengetikan no.id terlebih dahulu baru kemudian meletakan sidik jarinya di alat absen sidik jari. Dengan cara ini, mesin absensi sidik jari akan hanya mengecek citra sidik jari milik no.id tersebut
2. Mengelompokannya ke dalam grup.
Pengguna atau karyawan yang terdaftar pada alat atau mesin sidik jari dikelompokan berdasarkan kelompok-kelompok dengan cara ini mesin absensi sidik jari hanya akan mencari sidik jari yang ada dalm kelompok karyawan yang bersangkutan.
3. Sidik jari dikelompokan ke dalam tipe sidik jari.
Dalam hal ini mesin absensi sidik jari akan mengelompokan sidik jari ke dalam kelompok menurut tipenya, yaitu whorl, right loop, arch, tented arch dll. Selain itu juga berdasarkan banyaknya ridge yang muncul dalam empat arah dari nol derajat, 45 derajat, 90 derajat dan 135 derajat.
4. Cara kerja akses control pintu sidik jari
Cara kerja akses kontrol pintu yang menggunakan Sidik Jari bekerja berdasarkan prinsip kerja mesin identifikasi sidik jari. Sama seperti mesin absensi sidik jari, pada mesin akses kontrol sidik jari, pengguna harus meregistrasikan dulu jarinya. Sampel jari akan disimpan di dalam alat sidik jari. Setelah sidik jari pengguna didaftarkan, lakukan pengaturan-pengaturan yang terkait dengan akses kontrol (access control system), sepeti grup, timezone (pengaturan waktu akses), kombinasi akses, antipassback dan lain-lain.
Pada saat pengguna melakukan verifikasi pada alat sidik jari, maka mesin sidik jari tersebut akan memeriksa apakah sidik jari yang baru saja discan cocok dengan salah satu sidik jari yang tersimpan di dalam alat sidik jari tersebut. Jika terdapat kecocokan, maka alat tersebut akan mengirimkan sinyal kepada alat akses kontrol untuk membuka atau menutup relay-nya (tergantung jenis relay-nya Normal Open atau Normal Close). Akibat dari terbuka dan tertutupnya relay tersebut, kunci (door lock) akan terbuka dan pengguna bisa melakukan akses. Beberapa tipe mesin akses kontrol pintu sudah mengintegrasikan sensor sidik jari ke handle pintu. Cara pemakaiannya yaitu Pengguna harus melakukan verifikasi pada sensor sidik jari, kemudian memutar handle pintunya untuk membuka pintu.
Selain menggunakan sidik jari, biasanya mesin akses kontrol sidik jari juga dilengkapi dengan metode verifikasi menggunakan password dan kartu. Metode verifikasi tersebut bisa dikombinasikan, misalkan sidik jari + kartu atau kombinasi lainnya tergantung fitur yang diberikan oleh vendor. Hal ini akan menambah keamanan karena selain sidik jari itu unik ditambah kombinasi dengan password dan nomor kartu. Demikian sekilas cara kerja mesin akses kontrol pintu sidik jari.
5. Perbandingan dengan system konvensional
Sistem konvensional yang dimaksud adalah sistem mekanik dimana setiap karyawan harus memasukkan sebuah kartu absensi ke dalam mesin absensi dan akan dicetak jam absensinya, dan juga sistem yang lebih canggih yaitu dengan menggunakan badge. Ada 3 jenis badge yaitu barcode, magnetik dan proximity. Biasanya penggunaan badge ini dengan cara menggesek badge tersebut ke alat absensi atau dengan cara mendekatkannya saja.
Pada sistem konvensional, karyawan bisa melakukan absensi tanpa harus hadir karena karyawan tersebut dapat menitipkan pada rekan kerjanya. Dengan demikian, data absensi karyawan bisa diragukan kebenarannya karena sulit diketahui apakah karyawan tersebut benar-benar melakukan absen sendiri atau diabsenkan oleh temannya. Sebagian besar masalah yang terjadi di perusahaan adalah kurangnya etikad baik dari karyawan untuk melakukan absensi sendiri, jadi perusahaan tentu akan di untungkan yaitu karyawan menjadi lebih disiplin.
Waktu menekan biaya yang seharusnya tidak perlu untuk menggaji karyawan, dan meningkatkan produktifitas karna karyawan akan benar-benar hadir pada jam kerja. Disisi lain, karna daftar absensi otomatis masuk ke komputer tanpa memasukan data absen secara manual, karyawan akan terhindar dari kesalahan perhitungan jam kerja dan gaji.
Absensi dengan sistem konvensional juga menimbulkan biaya tambahan yang rutin, yaitu untuk membeli kartu absen kosong tiap bulannya, atau untuk yang badge perlu biaya tambahan untuk membeli badge oleh karena rusak, hilang, adanya karyawan baru, mutasi, dsb.
6. Kelebihan dan kelemahan dari absensi sidik jari
kelebihan dari absensi sidik jari
a) Harga yang relatif lebih murah dibanding sistem biometrik lainnya.
b) Tidak memungkinkan penitipan absen.
c) Bisa menekan pengeluaran fiktif perusahaan, seperti uang lembur, uang hadir, catatan prestasi karyawan,
d) Meningkatkan produktifitas perusahaan, karena lebih memicu karyawan untuk hadir tepatwaktu dan kehadirannya tidak fiktif.
e) Data langsung masuk ke komputer, bisa langsung diolah untuk pembuatan laporan.
Sensor yang digunakan untuk mendeteksi sidik jari menggunakan sistem optikal, dimana pendeteksian dilakukan dengan pembacaan kontur (tinggi rendahnya permukaan) sidik jari dan listrik statis tubuh. Hal ini menghasilkan tingkat keamanan yang tinggi karena tidak bisa dipalsukan dengan fotocopy sidik jariatau sidik jari tiruan.
kelemahan pada system absensi sidik jari
Sensor sidik jari tidak bisa mengenali jari yang basah. Untuk karyawan yang tangannya sering berkeringat,akan sedikit kesulitan saat absensi. Umumnya dengan membersihkan jari, sudah cukup mengatasi masalah ini. Saat jari basah discan, maka bercak air akan menganggu pola sidik jari sehingga tidak bisa dikenali pola sidik jari tersebut.
Masalah umum dalam absensi sidik jari
Beberapa masalah umum pada penggunaan mesin absensi sidik jari perlu diketahui oleh para pengguna. Hal ini berguna agar para pengguna mesin absensi sidik jari dapat segera mengerti langkah apa yang seharusnya dilakukan ketika terjadi masalah pada mesin absen tersebut. Memang tidak semuanya akan kami uraikan, mengingat bervariasinya masalah yang pernah terjadi. Beberapa masalah terjadi karena karena human error, sebagian lagi memang dikarenakan mesin yang sudah melewati masa pakainya.
Di bawah ini ada beberapa masalah umum terjadi pada mesin absensi sidik jari beserta kemungkinan sebab dan alternatif tindakan yang harus dilakukan
1. Karyawan Sulit Scan
Sebab 1 : Ridge jari rusak, terlalu kering atau terlalu halus Tindakan :
· Registrasikan jari lebih dari satu, bila perlu seluruh jari tangan diregistrasikan. Sehingga jika ada salah satu jari rusak bisa menggunakan jari yang lain. Hal ini hanya mungkin jika mesin absensi sidik jari support registrasi 10 jari.
· Untuk jari yang kering, pakailah pelembab (atau bisa menggunakan air) untuk melembabkan kulit jari.
· Pakai verifikasi 1:1 atau dengan kata lain pakai cara absen dengan mengetikkan No.ID (PIN) terlebih dahulu. Hal ini akan memudahkan mesin untuk memeriksa template jari (sample jari) sidik jari hanya pada nomor ID itu saja. Jadi mesin tidak perlu memeriksa seluruh template jari yang ada di mesin.
· Jika kondisi seluruh jari tidak dapat diregistrasi, pakailah fasilitas Password dan Kartu yang telah tersedia di mesin.
Sebab 2 : Permukaan kaca sensor kotor Tindakan :
· Bersihkan menggunakan scoth tape
Sebab 3 : Sensor rusak Tindakan :
· Hubungi teknisi untuk perbaikan atau penggantian
2. Setelah restart jam mesin menunjukkan jam 0:0
· Sebab : Bateray habis
Tindakan : Hubungi teknisi untuk penggantian
3. Lampu sensor mati
· Sebab : Led sensor rusak atau konektornya patah
Tindakan : Hubungi teknisi untuk penggantian
4.Bunyi keypad dan suara yang lain tidak bunyi
· Sebab : Speaker atau Buzzer rusak
Tindakan : Hubungi teknisi untuk penggantian
Tips memilih absensi sidik jari
Beberapa tips untuk memilih absensi sidik jari :
a. Kapasitas
Kapasitas ini meliputi jumlah user, jumlah sidik jari, jumlah kartu maupun daya tampung data absensi. Jika karyawan Anda hanya berjumlah 50 orang, Anda tidak perlu membeli alat absensi sidik jari dengan kapasitas user sampai 50.000 user. Jumlah daya tampung data absensi juga penting untuk Anda perhatikan. Hal ini untuk berjaga-jaga kapan anda harus menghapus data tersebut dari mesin. Karena untuk tipe mesin standalone, jika log capacity-nya sudah penuh, data absensi tidak bisa disimpan di mesin lagi
b. Kualitas Sensor
Untuk menilai kualitas sensor ini agak sulit, tapi Anda bisa mengecek melalui fisiknya, apakah tahan gores atau masih dilapisi silikon yang rentan untuk dirusak oleh user. Kecepatan baca juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Kecepatan yang baik harus kurang dari 1 detik.
Beberapa parameter pengukuran mesin absensi sidik jari seperti FAR, FRR, FER, FCR dan lain-lain bisa diperhatikan. Anda coba untuk registrasi dalam berbagai posisi, jika mesin masih menerima satu jari dengan posisi yang berbeda, sebaiknya Anda memilih mesin yang lain.
c. Komunikasi
Ada banyak fasilitas komunikasi pada mesin absensi sidik jari. Seperti TCP/IP, RS232, RS485, Wiegand, Wifi, USB Kabel, maupun menggunakan Usb Flashdisk atau bahkan support diakses dari internet. Semakin banyak fasilitas semakin bagus, tetapi harus disesuikan kebutuhan Anda karena semakin banyak fasilitas komunikasi, harga mesin absensi sidik jari juga akan semakin mahal.
d. Acess Control Support
Anda bisa memilih mesin absensi sidik jari yang juga bisa difungsikan sebagai alat akses kontrol pintu. Tetapi jika hanya untuk absensi saja, maka fasilitas ini diabaikan saja, karena dengan adanya fasilitas ini menyebabkan harganya lebih mahal.
Software
Software juga merupakan unsur yang sangat penting untuk diperhatikan. Beberapa Mesin Absensi Sidik Jari telah dilengkapi dengan software yang cukup lengkap seperti laporan rekap harian dan bulanan. Software ini dapat berupa aplikasi desktop yang dapat dijalankan pada local komputer. Beberapa Mesin Absensi Sidik Jari ada pula yang dilengkapi Aplikasi Reporting Berbasis Web yang memungkinkan pengguna mengakses software lewat network local maupun internet.
Anggaran Keuangan
Sebelum membeli lihat dulu anggaran pembelian mesin absensi anda. Harga mesin absensi bermacam-macam. Mulai dari 1jutaan bahkan sampai puluhan juta tergantung fiturnya.
Layanan Purna Jual
Carilah vendor penjual mesin absensi sidik jari yang memberikan layanan purna jual yang baik. Baik berupa garansi alat maupun kesediaan training penggunaan alat. Banyak sekali orang yang akhirnya tidak bisa memaksimalkan fungsi absensi sidik jari karena tidak fasilitas training dari vendor.