Apa yang dimaksud dengan buku agenda surat masuk dan surat keluar?

Apa pengertian surat masuk dan surat keluar? Kedua istilah ini sering digunakan dalam kegiatan administrasi di sebuah perusahaan atau organisasi.

Pengertian surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Pengertian surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Sebuah perusahaan atau organisasi bisa menerima banyak surat setiap harinya. Jika surat yang masuk tersebut tidak ditangani dengan baik maka akan merugikan banyak pihak, baik yang mengirim maupun yang menerima surat tersebut.

Baca juga: Pengertian Surat Secara Umum

Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Fungsi Surat Masuk

Fungsi utama surat masuk dan surat keluar ini adalah sebagai sarana komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan surat masuk:

1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai wakil dari penulis
3. Sebagai alat bukti historis
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
5. Sebagai alat pengingat
6. Sebagai alat bukti tertulis

2. Fungsi Surat Keluar

Sama halnya dengan surat masuk, fungsi utama surat keluar adalah sebagai sarana komunikasi dengan pihak lain. Secara umum, berikut ini adalah fungsi dan tujuan surat keluar tersebut:

1. Sebagai alat tata usaha
2. Sebagai wakil penulis
3. Sebagai media komunikasi tertulis
4. Sebagai alat bukti tertulis
5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi

Baca juga: Pengertian Surat Resmi

Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik dapat membantu meningkatkan kinerja suatu perusahaan karena distribusi surat tepat sasaran.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk dan surat keluar dengan baik:

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

Dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang umum dilakukan, yaitu:

• Pola sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang dilakukan secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN.
• Pola desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di setiap bagian dari uni yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan oleh Badan Usaha Milik Swasta (BUMS).

Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengacu pada pengertian surat masuk dan surat keluar di atas, ada tiga jenis surat masuk dan keluar yang ada pada suatu organisasi/ perusahaan. Berikut ini adalah jenis-jenis surat masuk dan surat keluar tersebut:

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau pegawai/ karyawan dan sifatnya pribadi yang dikirimkan oleh suatu pihak, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

2. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi/ organisasi untuk keperluan administrasi. Beberapa yang termasuk di dalam surat dinas ini adalah:

• Surat dinas rutin/ biasa
• Surat dinas penting
• Surat dinas rahasia

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha atau perusahaan dimana isinya adalah untuk kepentingan bisnis.

Baca juga: Pengertian Surat Dinas

Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar, fungsi, tujuan, dan macam-macam surat masuk dan surat keluar pada umumnya. Semoga bermanfaat.

Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu. 

A. Jenis-jenis buku agenda

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar. 

B. Fungsi-fungsi buku agenda

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

4. Membantu pencarian surat

Dalam kondisi tertentu, perusahaan, bisnis, maupun instansi mungkin perlu meninjau kembali surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan terteranya identitas surat secara berurut maka hal tersebut dapat mempermudah pencarian surat yang diinginkan.

C. Istilah pada buku agenda

1. Buku verbal

Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar.

2. Buku eksedisi

Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat.

3. Buku Arsip

Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing.

4. Disposisi

Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

5. Blangko surat

Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim.

6. Blangko konsep

Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.

7. Taklik

Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.

8. Cap agenda

Cap agenda adalah suatu cap yang digunakan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.

D. Proses penangan surat masuk

1. Penerimaan

Penerimaan surat biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan surat yang masuk, memeriksa ketepatan alamat dan penandatangan surat tanda terima.

2. Penyortiran

Penyortiran surat dilakukan oleh resepsionis apabila surat ditujukan untuk perseorangan maka akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan namun apabila yang diterima adalah surat dinas untuk kepentingan perusahaan maka akan diperoses lebih lanjut.

3. Pencatatan

Pencatatan surat-surat dilakukan oleh petugas menggunakan buku agenda. Petugas tersebut dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau surat yang bersifat rahasia. Surat rahasia dapat dibaca apabila diizinkan oleh pimpinan. Setelah pencatatan identitas surat, petugas akan membubuhkan cap agenda kemudian petugas memberikan kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan terkait penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan

Pengarahan berfungsi untuk menentukan kepada siapa yang berhak menindak lanjuti surat yang telah dibaca oleh pimpinan berdasarkan lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan.

5. Penyampaian

Jika pimpinan yang  telah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi. Maka surat beserta lembar disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang ditunjuk pimpinan berdasarkan intruksi dan ketika surat tersebut telah diberikan maka yang menerima harus menandatangani surat bukti penerimaan pada buku ekspedisi.

6. Penyimpanan

Setelah surat telah selesai diproses maka harus diberikan kepada tata usaha untuk disimpan dengan baik dan rapi mengunakan metode penyimpanan tertentu seperti berdasarkan abjad, subjek, wilayah, tanggal atau menggunakan sistem nomor.

Apa yang dimaksud dengan buku agenda surat masuk dan keluar?

Apa itu buku agenda surat masuk?

Apa yang dimaksud dengan surat keluar?

Buku agenda Ada 3 macam apa saja dan jelaskan?