Menu mailings adalah menu utama pada microsoft word yang terletak di antara tab References dan Review, yang memiliki fungsi utama untuk mengelola surat-menyurat.
Fungsi atau kegunaan menu mailing adalah membuat, dan mengatur surat menyurat pada microsoft word. Mailings itu berasal dari kata mail artinya surat, sehingga mailings berarti surat-menyurat.
Menu Mailings terdiri atas 5 group yaitu Create, Start Mail Merge, Write & Insert Field, Preview Result, dan Finsih.
- Membuat dokumen pos surat.
- Mengirim dan membuat dokumen surat masal dengan banyak penerima sekaligus.
- Mengelola dan mengatur pengiriman surat secara online.
- Menggabungkan database excel ke word.
Group dan ikon yang ada di dalam menu Mailings yaitu
1. Create
Group / Sub menu Create pada menu mailings ber fungsi untuk membuat dan menentukan ukuran, serta desain surat yang akan dibuat, beserta format di dalamnya seperti Alamat pengiriman, dan Label.
Submenu Creat terdiri atas 2 ikon yaitu Envelopes, dan Label.
Envelopes
Envelopes yang terdapat dalam group Creat berfungsi untuk mengatur format pos surat seperti alamat pengirim, penerima, dan ukuran dari surat tersebut.
Contohnya nih:
Bentuknya amplop (Envelop). Alamatnya penerima: A. Alamat penerima: B.
Label
Label dalam group Creat digunakan untuk menambahkan dan mengelola label di dalam pos surat. Label itu penjelasan mengenai isi darisurat tersebut.
Misalnya ya:
Undangan, KTP dll. Intinya yang menjelaskan isi / garis besar dari surat tersebut.
2. Start Mail Marge
Submenu Start Mail Merge adalah group yang terdapat pada menu Mailings pada microsoft word yang fungsi nya untuk membuat surat secara masal / dengan banyak penerima menggunakan data yang berasal dari file excel.
Group Start Mail Merge terdiri atas beberapa Icon yaitu Start Mail Merge, Select Recipient, dan Edit recipient.
Start Mail Merge
Berfungsi untuk mengelola bentuk dari pos surat tersebut apakah pos surat, dan email.
Select Recipient
Digunakan untuk menambahkan penerima surat.
Edit Recipient
Berfungsi untuk mengedit dan menghapus penerima surat.
3. Write & Insert Field
Submenu Write & Insert Field pada menu Mailings microsoft word memiliki fungsi untuk menulis, menyunting, dan memeriksa pos surat sebelum dikirim.
Di dalam kelompok Write & Insert Field, terdapat beberapa ikon yaitu Highlight Merge Field, Address Block, Greeting Line, Insert Merge Field, Rules, Match Field, dan Update Label.
- Highlight Merge Field: mendandai alamat pengirim, dan penerima surat untuk memeriksa kesalahan penulisan.
- Address Block: Menambahkan blok alamat penerima surat yang telah kita buat pada Mail Merge.
- Greeting Lines: Menambahkan kata salam pembuka dalam surat: seperti: Selamat Siang, Yang Terhormat.
- Insert Merge Field: digunakan untuk menyisipkan informasi tambahan penerima surat seperti format penulian: Phone, Nama Depan/Belakang, Kode Pos dll.
- Rules: untuk memberikan keputusan tindak lanjut dari surat tersebut.
- Match Field: kegunaanya untuk mencocokan identitas dari penerima agar tidak terjadi pengiriman surat ganda.
- Update Label: memperbarui label surat yang terkahir kali diubah.
4. Preview Results
Group Preview Result dalam menu Mailings pada microsoft memiliki fungsi untuk meninjau / memeriksa surat yang telah dibuat sebelum dikirim agar tidak terjadi kesalahan penulisan.
Submenu Preview result terdiri atas beberapa ikon antara lain:
- Preview Results: Menijau isi surat seperti daftar penerima, pengirim dan lain-lain.
- Find Recipient: digunakan untuk mencari penerima dengan menuliskan nama dalam kotak pencarian.
- Check Errors: untuk memeriksa kesalahan input data alamat dalam surat secara otomatis.
5. Finsih & Merge
Submenu / Group Finish & Merge dalam menu Mailings pada software microsoft word ber fungsi untuk mengakhiri pembuatan pos surat dengan cara mengirim, atau mencetak dokumen tersebut.