freepik.com/pch.vector
Ilustrasi ruang lingkup administrasi
KOMPAS.com - Administrasi dapat dikaitkan dengan penyelenggaraan kebijakan di suatu bidang tertentu. Selain itu, administrasi juga dapat menyangkut kegiatan atau usaha di perkantoran.
Diperkirakan, ilmu administrasi sudah ada sejak zaman Bangsa Romawi dan kemudian dibudayakan oleh masyarakat Eropa Barat. Hingga saat ini, ilmu administrasi masih diterapkan di berbagai bidang di Indonesia serta negara lainnya.
Pengertian administrasi
Menurut Mariati Rahman dalam buku Ilmu Administrasi (2017), administrasi merupakan bimbingan, kepemimpinan serta pengawasan usaha terhadap sekelompok orang agar tujuan bersama tercapai.
Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020) karya Alemina Henuk-Kacaribu, disebutkan jika secara etimologis, adminitrasi berasal dari Bahasa Yunani, “administrare”, berarti melayani atau membantu.
Dalam artian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai aktivitas tulis menulis atau ketatausahaan. Lebih spesifiknya, administrasi menyangkut kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dokumen atau semacamnya.
Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?
Jika melihat arti luasnya, administrasi bisa didefinisikan sebagai proses kerja sama antar beberapa individu yang dilakukan secara efisien untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan.
Ruang lingkup administrasi
Mengutip dari buku Administrasi Bisnis (2017) oleh Apiaty Kamaluddin, ruang lingkup administrasi berkaitan dengan tugas pelayanan di organisasi atau perusahaan tersebut. Ruang lingkup administrasi meliputi:
- Menghimpun
Adalah kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan. Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan. - Mencatat
Adalah kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan. - Mengelola
Adalah kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat. - Mengirim
Adalah kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari satu pihak ke pihak lainnya. - Menyimpan
Adalah kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasi di tempat yang aman, dengan cara apapun.
Baca juga: 6 Unsur Manajemen
Unsur administrasi
Unsur administrasi merupakan bagian atau unsur yang harus ada dalam setiap kegiatan administrasi.
Jika unsurnya tidak lengkap, maka kegiatan administrasi bisa terganggu atau tidak terlaksanakan dengan baik.
Unsur administrasi dibagi menjadi dua, yaitu unsur pokok dan unsur umum. Berikut penjelasannya:
Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi. Unsur pokok tersebut meliputi:
- Dua orang manusia atau lebih
Unsur pokok yang harus ada dalam administrasi karena setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan administrasi bisa berlangsung dengan baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang saling membantu. - Tujuan
Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani ataupun rohani. Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia atau lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut. - Tugas dan pelaksanaan
Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan peranannya masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya. - Peralatan dan perlengkapan
Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta perlengkapan.
Baca juga: Peluang Usaha: Pengertian, Kriteria, Cara, dan Penyebabnya
Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum tersebut meliputi:
- Organisasi
Merupakan kumpulan orang dengan visi, misi dan tujuan yang sama. Adanya kesamaan ini membuat orang di dalam organisasi tersebut bekerja sesuai tugas dan wewenangnya, serta bekerja sama satu sama lain agar tujuannya tercapai. - Manajemen
Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang, setiap orang dalam organisasi harus diawasi. Hal ini menjadi salah satu fungsi utama dari manajemen, yaitu fungsi pengawasan. - Komunikasi
Komunikasi sangat diperlukan di bidang apapun, termasuk administrasi. Adanya komunikasi akan mempermudah orang untuk saling bekerja sama, melaksanakan tugas dan mencapai tujuan bersama. - Kepegawaian
Sering juga disebut sumber daya manusia. Kepegawaian mencakup pencarian, penempatan serta penggunaan tenaga manusia dalam sebuah kegiatan administrasi. Kepegawaian juga mencakup pelatihan serta analisis dan klasifikasi jabatan. - Keuangan
Sering disebut administrasi keuangan. Bidang ini berfokus pada tugas penganggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan atau auditing serta pekerjaan di ranah keuangan lainnya. - Perbekalan
Adalah perlengkapan, persediaan, logistik serta urusan rumah tangga. Bidang ini sering juga disebut administrasi perlengkapan. Fokus tugasnya ialah pembelian, persediaan, klasifikasi serta strandarisasi alat dan pengendalian harta benda. - Ketatausahaan
Merupakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengiriman serta penyimpanan berbagai informasi yang diperlukan dalam kerja sama. Ketatausahaan bisa menyangkut administrasi perkantoran, manajemen perkantoran, tata persuratan, arsip, sekretaris, dan lainnya. - Hubungan masyarakat
Perusahaan atau organisasi butuh interaksi baik dengan publik serta pelanggan, agar mendapat dukungan baik. Hubungan masyarakat juga sering dikenal dengan public relation dan advertising (iklan untuk promosi).
Baca juga: Logistik: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Kegiatan dan Sistemnya
Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link //t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.Baca berikutnya
Bola.com, Jakarta - Ketika membaca atau mendengar kata administrasi (administration), yang ada dalam pikiran kita mungkin adalah sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat.
Hal ini tidak sepenuhnya salah karena aktivitas tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi. Administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari dua kata, ad (intensif) dan ministrare (melayani, membantu, memenuhi).
Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan.
Pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.
Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat krusial di dalam seluruh aktivitas sebuah organisasi atau perusahaan.
Berikut ini rangkuman tentang pengertian kegiatan administrasi menurut para ahli, ciri, jenis, unsur, fungsi, tujuan, dan contohnya, seperti dilansir dari laman Gurupendidikan dan Maxmanroe, Rabu (31/3/2021).
1. Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi komunikasi pelaksanaan dan jasa dari slip organisasi.
George Terry
Administrasi adalah pengendalian, pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Sondang. P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Parajudi Atmosudirjo
Administrasi adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator, yakni kepala organisasi.
Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Menurut keduanya, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
2. Ciri-ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa ciri-ciri, antara lain:
- Adanya kelompok manusia yang terdiri atas dua orang atau lebih.
- Adanya kerja sama.
- Adanya proses atau usaha.
- Adanya sebuah bimbingan dalam kepemimpinan dan pengawasan.
- Dalam perusahaan atau organisasi terdapat suatu tujuan.
3. Jenis Administrasi
Berikut ini beberapa jenis administrasi:
- Administrasi publik
- Administrasi lingkungan hidup
- Administrasi negara
- Administrasi niaga
- Administrasi pembangunan
- Administrasi kependudukan
- Administrasi keuangan
- Administrasi pendidikan
4. Unsur-unsur Administrasi
Ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada delapan unsur yang harus ada, yakni:
- Organisasi
- Manajemen
- Komunikasi
- Kepegawaian
- Keuangan
- Perbekalan
- Tata Usaha
- Hubungan Masyarakat
5. Fungsi Administrasi
Berikut ini beberapa fungsi administrasi dalam organisasi atau perusahaan:
- Perencanaan (Planning)
- Penyusunan (Organizing)
- Koordinasi (Coordinating)
- Laporan (Reporting)
- Penyusunan Anggaran (Budgeting)
- Penempatan (Staffing)
- Pengarahan (Directing)
6. Tujuan Administrasi
Berikut beberapa tujuan kegiatan administrasi, yaitu:
- Menyusun program usaha
- Mengevaluasi kegiatan organisasi
- Memantau aktivitas administrasi
- Memastikan keamanan kegiatan usaha
7. Contoh Kegiatan Administrasi
Berikut beberapa contoh kegiatan administrasi berdasarkan jenisnya:
Contoh administrasi kependudukan
Pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
Contoh administrasi pendidikan
Membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.
Contoh administrasi perkantoran
Mengurus absensi pegawai, membuat surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
Contoh administrasi keuangan
Membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
Contoh administrasi negara
Aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur tentang reshufle kabinet.
Sumber: Gurupendidikan, Maxmanroe
Berita video spotlight ini tentang rencana Chelsea ingin melepas pemainnya demi mendatangkan Erling Haaland