Ada berapa macam cara membuat surat masal bisa digunakan database tempat menyimpan penerima data

By Syahrul Arul 5:17:00 PM

Bagi seorang yang bekerja di bagian administrasi, mungkin pernah membuat surat yang isinya sama namun dikirim ke banyak orang atau instansi yang berbeda-beda. Misalnya membuat surat penawaran produk, lalu surat tersebut akan dikirim ke 100 perusahaan, apakah kita akan mengcopy atau menyalin lalu mengedit surat (mengubah alamat, nomor surat, dll) sebanyak 100 kali? Tentu TIDAK karena cara tersebut akan memakan waktu yang sangat lama. Jadi bagaimna solusinya? 

Nah, solusinya yaitu menggunkan fitur Mail Merge atau Surat Massal. Fitur ini tersedia pada Microsoft Word 2003 sampai dengan versi terbaru saat ini. Dengan fitur ini, kita cukup membuat satu surat, sedangkan data-data (tujuan/alamat penerima dan nomor surat) akan diisi secara otomatis.

Sebelum melangkah lebih jauh, kita memerlukan Data Source/Sumber Data untuk data-data yang akan muncul secara otomatis. Terdapat dua cara untuk membuat Data Source, yaitu melalui Type a New List pada fitur Mailings atau membuatnya di Ms. Excel. Berikut cara membuat Data Source:

1. Type a New List: 
1. Pada Menu Mailing --> pilih Select Recepiebts --> Type a New List
2. Kemudian akan muncul dialog New Address List. 

3. Selanjutnya edit field (dengan menambah atau menghapus field yang tidak dibutuhkan) atau ubah judul tabel agar lebih mudah.
4. Isi tabel. 

5. Setelah selesai, klik OK dan tentukan tempat menyimpan file yang mudah diingat dan akan tersimpan dengan format .mdb
2. Data Source Ms. Excel
1. Buat judul kolom sesuai kebutuhan
2. Masukkan data

3. Save dengan format .xlsx

Jadi tentu silahkan pilih cara mana yang lebih mudah untuk membuat data source.

Selanjutnya, perhatikan contoh penggunaan fitur Mail Merge berikut ini:

Cara Membuat Surat ke Banyak Penerima (Mail Merge) Word

1. Buat Master Surat atau surat yang sudah lengkap tanpa nomor surat, alamat penerima, atau data lain yang bersifat tidak tetap. Contoh (Garis biru tersebut merupakan letak data yang akan muncul secara otomatis atau tidak di edit secara manual)

2. Selanjutnya pada Menu Mailings --> pilih Start Mail Merge --> klik Letters

3. Kemudian untuk memasukkan data nomor dan alamat yang dikosongkan tadi, klik Select Recipients dan pilih Use an Existing List (dengan asumsi kita telah membuat Data Source sebelumnya). Apabila belum tersedia, cukup scroll ke atas dan ikuti cara membuat data source dengan Type a New List di atas.

4. Kemudian letakkan kursor pada posisi yang sesuai kemudian pilih Insert Merge Field dan pilih field yang sesuai pula. (Perhatikan posisi kursor dan nama field)

5. Setelah memasukkan semua field, tampilannya seperti berikut:

6. Untuk menampilkan data field tersebut, pada Menu Mailing --> klik Preview Result.

7. Langkah terakhir pilih Finish & Merge --> Print Document.

Itulah cara membuat surat ke banyak penerima atau mail merge word, jika ada yang kurang dipahami, silakan bertanya pada kolom komentar di bawah. Terakhir, semoga tutorial tersebut bermanfaat bagi teman-teman dan jangan lupa berbagi pengetahuan

CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD SUMBER DATA DARI EXCEL

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut):

Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013

Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

• Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
• Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.

Pada tutorial ini saya membuat file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:

• Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
• Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
• Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel

Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.

Step 1: Buat file sumber datanya (source data)

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu.

Step 2: Buat naskah utamanya

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.

Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)

1. Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.

4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Tambahan Penting:

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:

Klik Edit Recipients List

Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.