8 apa itu mail merge jelaskan secara lengkap?

KOMPAS.com - Mail Merge merupakan fitur yang membantu pengguna untuk membuat surat, undangan, format amplop, sertifikat, dokumen, dan lainnya lebih ringkas.

Dengan Mail Merge, pengguna bisa lebih cepat dalam mengerjakan dokumen berisi format yang sama, dalam jumlah banyak, dan memiliki identitas yang berbeda. Sehingga, pengguna tidak perlu mengedit dokumen dengan format yang sama satu per satu.

Untuk membuat Mail Merge, pengguna harus memiliki dua file. File pertama adalah database di Microsoft Excel dan file kedua adalah format template utamanya di Microsoft Word.

Baca juga: Cara Membuat Daftar Isi Secara Otomatis di Microsoft Word

Lantas bagaimana cara membuat Mail Merge untuk membuat pekerjaan lebih efisien? Berikut ini KompasTekno merangkum langkah-langkahnya dengan mudah.

Sebelumnya, pilih tipe dokumen yang Anda buat. Berikut ini caranya:

• Klik menu “Mailings” di deretan menu paling atas
• Klik “Start Mail Merge”
• Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”
• Pilih jenis dokumen yang Anda buat, apakah surat, amplop, atau label
• Setelah memilih dokumen yang dibutuhkan, Klik “Next: Starting Document”
• Anda dapat memilih dokumen saat ini atau memilih template yang sudah ada
• Klik “Next: “Select Recipients”
• Setelah itu, buka dokumen file nama penerima yang ada di Microsoft Excel
• Pastikan file yang dipilih sudah benar
• lalu pilih “Next: Write Your Letter”
• Kemudian pilih “Adress Block/Greeting Line/Electronic Postage”
• Kemudian klik “OK”
• Setelah itu klik “Next: Preview Your Letters”
• Untuk mengedit data Mail Merge, Anda cukup masuk ke menu “Edit Recipient List”

Baca juga: Cara Membuat Angka Romawi pada Halaman Microsoft Word

Itulah cara membuat Mail Merge untuk membuat surat, amplop, dan sertifikat lebih efisien. Semoga membantu.

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

Opsional: Jika Anda ingin mengerjakan bersama-sama dengan pelajaran ini, Anda dapat mengunduh contoh di bawah:

Tonton video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan fitur Mail Merge.

Menggunakan Mail Merge:

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
   

Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 1:

• Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.
  

Step 2:

• Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.
  

Step 3:

Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
   
2. Cari file Anda, kemudian klik Open.
   
3. Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.
   
4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.
   
5. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.
   

Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.

Step 4:

Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.
   
2. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
   
3. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
   
4. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.
   
5. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.
   
6. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.
   

Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Apa itu mail merge jelaskan secara lengkap?

Apa yang dimaksud dengan mail merge brainly?

Apa yang dimaksud dengan mail merge apa kelebihannya jika kita menggunakan mail merge?

Apa yang dimaksud dengan surat masal?